Was sagt das Gesetz?

Die rechtlichen Grundlagen für den gesetzlichen Mindesturlaub finden sich im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Dieses Gesetz regelt nicht nur den Mindesturlaub, sondern auch die Übertragung von Urlaub und die Auszahlung von Urlaubsgeld. Laut BUrlG haben Arbeitnehmer*innen bei einer 6-Tage-Woche Anspruch auf mindestens 24 Werktage pro Kalenderjahr und bei einer 5-Tage-Woche auf mindestens 20 Werktage pro Kalenderjahr. Im Arbeitsvertrag können Arbeitgeber mit ihren Angestellten zusätzliche Urlaubstage vereinbaren. Darüber hinaus können Tarifverträge einen höheren Urlaubsanspruch für Beschäftigte vorsehen.

Wer hat in Deutschland Anspruch auf gesetzlichen Mindesturlaub?

Grundsätzlich gilt das BurlG für Arbeiter*innen, Angestellte, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen. Der § 1 des Bundesurlaubsgesetzes besagt: „Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.“ Dies gilt für alle Beschäftigungsverhältnisse, unabhängig von der Art der Anstellung. In Tarifverträgen können auch andere Vereinbarungen bezüglich des Urlaubs getroffen werden. Im BUrlG wird also nur der Mindestanspruch für den Erholungsurlaub geregelt. Unternehmen können Urlaubsanträge nach spezifischen Anforderungen gestalten.

Wann beginnt der Urlaubsanspruch?

Der gesetzliche Urlaubsanspruch entsteht grundsätzlich mit Beginn des Arbeitsverhältnisses – allerdings haben Arbeitnehmer*innen erst nach sechs Monaten Wartezeit Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub. Diese sogenannte Wartezeit ist im Bundesurlaubsgesetz (§ 4 BUrlG) geregelt. Vor Ablauf der sechs Monate kann lediglich anteiliger Urlaub gewährt werden, sofern keine abweichende Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag besteht. Nach der Wartezeit besteht der volle Anspruch – unabhängig davon, ob es sich um ein befristetes, unbefristetes oder Teilzeitarbeitsverhältnis handelt. Als Arbeitgeber sollten Sie daher bei der Urlaubsplanung neuer Mitarbeitender stets den Beginn und die Dauer des Arbeitsverhältnisses berücksichtigen.

Wie unterscheidet sich der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch vom vertraglich vereinbarten Urlaub?

Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitenden mehr Urlaub gewähren als gesetzlich vorgeschrieben – aber nicht weniger. Selbst wenn im Arbeitsvertrag weniger Urlaubstage vereinbart sind oder der Urlaub gar nicht geregelt ist, gilt automatisch der gesetzliche Mindesturlaub. Zu unterscheiden ist hier also zwischen Mindesturlaub und vertraglich vereinbartem Mehrurlaub. Der Anspruch auf Mindesturlaub besteht immer und kann vom Arbeitgeber nicht geändert werden. Beim Mehrurlaub hingegen haben Sie als Arbeitgeber Gestaltungsspielraum. Für den Mindesturlaub gelten also klare gesetzliche Regelungen, die für alle Arbeitnehmer*innen gleich sind. Für Mehrurlaub gibt es keine gesetzlichen Regelungen. Dieser wird in den Arbeits- oder Tarifverträgen geregelt.

Wie viele Urlaubstage stehen Angestellten in einem Kalenderjahr gesetzlich zu?

Die Dauer des Urlaubs ist im § 3 des BUrlG geregelt. Grundsätzlich richten sich die Urlaubstage pro Jahr nach den vertraglich vereinbarten Arbeitstagen pro Woche. In Deutschland ist in vielen Branchen auch der Samstag ein Werktag, weshalb für diese Arbeitnehmer*innen eine Sechs-Tage-Woche gilt. Bei einer Sechs-Tage-Woche stehen Arbeitnehmer*innen gesetzlich 24 Urlaubstage zu, bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Tage pro Kalenderjahr. Bei drei oder vier Arbeitstagen pro Woche beläuft sich der Anspruch analog dazu auf 12 bzw. 16 Tage.

Wurden nicht alle Urlaubstage in einem Kalenderjahr in Anspruch genommen, kann der Resturlaub noch bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden. Die freien Tage sollen in erster Linie der Erholung der Arbeitnehmer*innen dienen. Daher dürfen Sie den Urlaubsanspruch nicht an Ihre Angestellten ausbezahlen. Eine Urlaubsabgeltung ist nur dann zulässig, wenn der Resturlaub nicht mehr in Anspruch genommen werden kann, etwa weil das Arbeitsverhältnis beendet wurde.

Wie berechnet sich der Urlaub?

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage pro Jahr bei einer Sechs-Tage-Woche. Da in vielen Unternehmen an fünf Tagen pro Woche gearbeitet wird, reduziert sich der Anspruch entsprechend auf 20 Urlaubstage. Um den individuellen Urlaubsanspruch korrekt zu berechnen, gilt folgende Formel:
(24 Werktage ÷ 6 Arbeitstage) × tatsächliche Arbeitstage pro Woche.

Für eine Teilzeitkraft, die zum Beispiel an drei Tagen pro Woche arbeitet, ergibt sich also:
(24 ÷ 6) × 3 = 12 Urlaubstage pro Jahr.

Dabei spielt nicht die tägliche Arbeitszeit, sondern ausschließlich die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage eine Rolle. Auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen und unregelmäßiger Teilzeit – etwa bei wechselnden Einsatztagen – empfiehlt sich ein Durchschnittswert über einen repräsentativen Zeitraum (z. B. 13 Wochen). Arbeitgeber sollten diese Berechnung transparent dokumentieren, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten und Rückfragen von Mitarbeitenden klar beantworten zu können.

Muss ich als Arbeitgeber während des Urlaubs das Gehalt weiterzahlen?

Die Antwort lautet eindeutig: ja. Wenn Arbeitnehmer*innen im Urlaub sind, muss das Unternehmen das übliche Gehalt ohne Abzüge weiterhin zahlen. Auf dieses Urlaubsentgelt besteht ein gesetzlicher Anspruch. Der Vergütungsanspruch bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst aus den letzten 13 Wochen (bzw. drei Monaten) vor Urlaubsantritt und ist den Arbeitnehmer*innen für jeden Urlaubstag zu zahlen. Die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden in diesem Zeitraum ist entscheidend für die Berechnung des Urlaubsentgelts. Aus der Durchschnittsvergütung ist nach dem Gesetz nur der zusätzlich für Überstunden gezahlte Arbeitsverdienst herauszunehmen. Wurde im Arbeits- oder Tarifvertrag zudem ein Urlaubsgeld vereinbart, müssen Sie auch dieses zahlen.

Was gilt bei Krankheit im Urlaub?

Laut Gesetz gelten Krankheitstage nicht als Urlaubstage. In diesem Bereich haben sich die rechtlichen Rahmenbedingungen im Laufe der Zeit verändert. Sollte also ein Angestellter bzw. eine Angestellte während der Urlaubszeit krank werden, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die ursprüngliche Urlaubsdauer um diese Tage zu verlängern oder sie als Urlaub in einem anderen Zeitraum zu gewähren. Dies gilt allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin ein ärztliches Attest vorlegt.

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Wer entscheidet über den Zeitpunkt des Urlaubs?

Laut Arbeitsrecht bestimmt der Arbeitgeber über den Zeitpunkt des Urlaubs seiner Mitarbeitenden. Allerdings sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die Wünsche der Arbeitnehmer*innen zu berücksichtigen, soweit dringende betriebliche Belange dem nicht entgegenstehen. Angestellte können also ihre Erwartungen und Wünsche hinsichtlich des Urlaubszeitpunkts durchaus äußern. Gesetzlich gilt aber, dass dringende betriebliche Belange Vorrang haben.

Zudem ist der Zeitpunkt des Urlaubs mit den Urlaubswünschen anderer Mitarbeiter*innen abzustimmen. Hier greifen die sogenannten sozialen Gesichtspunkte. Haben Arbeitnehmer*innen z. B. Kinder, sollten deren Urlaubswünsche bevorzugt behandelt werden, insbesondere wenn es um die großen Sommerferien geht. Dieses gesonderte Urlaubsrecht trifft auf Mitarbeiter*innen zu, deren Kinder unter 14 Jahre alt oder allgemein noch schulpflichtig sind. 

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Länge des Urlaubs. Grundsätzlich müssen mindestens zwölf zusammenhängende Urlaubstage gewährt werden.

Urlaubsansprüche bei Elternzeit – was gilt hier?

Auch bei Elternzeit besteht grundsätzlich ein Urlaubsanspruch. Das Beschäftigungsverhältnis bleibt während der Elternzeit bestehen, was Auswirkungen auf den Urlaubsanspruch hat. Allerdings kann das vom Arbeitgeber umgangen werden. Um neue Urlaubsansprüche während der Elternzeit zu umgehen, können Sie als Arbeitgeber den Urlaub pro Monat der Elternzeit um jeweils ein Zwölftel kürzen. Das muss allerdings ausführlich erklärt und begründet werden. Zudem ist es empfehlenswert, dies gleich zu Beginn der Elternzeit einzuleiten. Diese Regelung ist europarechtskonform und umfasst sowohl gesetzliche als auch vertragliche Urlaubsansprüche.

Sollte ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in Elternzeit gehen, bevor er oder sie den aufgelaufenen Urlaub in Anspruch genommen hat, werden die verbleibenden Tage auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen, und zwar unabhängig davon, wie lange diese dauert. Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit, müssen Sie als Arbeitgeber den noch nicht gewährten Urlaub abgelten.

Für wen gelten Sonderregelungen?

Für bestimmte Personengruppen gibt es Sonderregelungen in Bezug auf den Urlaubsanspruch. Auch Minijobber*innen steht ein gesetzlicher Urlaubsanspruch zu, der sich nach den Arbeitstagen pro Woche richtet. Jugendliche unter 18 Jahren werden vom Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) erfasst. Der Anspruch auf gesetzlichen Urlaub für Personen mit Beeinträchtigungen ist durch das Sozialgesetzbuch IX geregelt. Auch für Zivildienstleistende, Seeleute und Beschäftigte in Heimarbeit gelten Sonderregelungen.

Gesetzlicher Urlaubsanspruch für Jugendliche

Die Dauer des gesetzlichen Mindesturlaubs richtet sich hier nach dem Alter. Jugendliche, die zu Beginn des Kalenderjahres ihr 16. Lebensjahr noch nicht erreicht haben, haben Anspruch auf 30 Tage Mindesturlaub jährlich. Wer sein 17. Lebensjahr noch nicht erreicht hat, kann 27 Urlaubstage nehmen, und wer unter 18 Jahre alt ist, hat Anspruch auf 25 Urlaubstage jährlich.

Gesetzlicher Urlaubsanspruch für Berufsschüler*innen

Der Urlaub soll Berufsschüler*innen (Auszubildenden in der Berufsschule) möglichst in der Zeit der Berufsschulferien gegeben werden. Die Urlaubsberechnung erfolgt dabei auf Basis der Berufsschultage. Sollte das nicht möglich sein, muss für jeden Berufsschultag, an dem die Berufsschule während des Urlaubs besucht wird, ein weiterer Urlaubstag gewährt werden.

Gesetzlicher Urlaubsanspruch für Menschen mit Schwerbehinderung

Menschen mit Schwerbehinderung erhalten zusätzlich zum tariflichen oder vertraglichen Urlaub eine weitere Urlaubswoche. Das bedeutet zum Beispiel bei einer Vier-Tage-Woche vier Tage Zusatzurlaub. Der Anspruch auf den Zusatzurlaub entsteht mit Eintritt der Schwerbehinderteneigenschaft. Er wird zum gesetzlichen, tariflichen bzw. vertraglichen Urlaub hinzuaddiert. Aus einem anzuwendenden Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Einzelarbeitsvertrag können sich auch höhere Urlaubsansprüche ergeben.

Gesetzlicher Urlaubsanspruch ab 50

Für volljährige Arbeitnehmer*innen besteht per Gesetz kein Urlaubsanspruch nach ihrem Alter. Allerdings kann im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung eine Urlaubsstaffelung nach dem Alter festgelegt werden. Als Orientierung sieht diese Formel folgendermaßen aus:

• Bis zum 30. Lebensjahr: 27 Tage
• Ab dem 40. Lebensjahr: 28 Tage
• Ab dem 50. Lebensjahr: 29 Tage
• Ab dem 60. Lebensjahr: 30 Tage

Übertragung von Urlaub

Der Urlaub kann in das Folgejahr übertragen werden, wenn betriebliche Gründe oder ein triftiger persönlicher Grund vorliegen. Der Urlaubsanspruch verfällt nicht automatisch, wenn er nicht genommen wird. Wollen Arbeitnehmer*innen ihren Urlaubsanspruch in das Folgejahr übernehmen, gelten dafür nach § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG bestimmte Voraussetzungen. Als Arbeitgeber liegt es in Ihrem Interesse, zusammen mit Ihren Beschäftigten sicherzustellen, dass der Urlaub genommen werden kann, damit deren Leistungsfähigkeit und Gesundheit erhalten bleiben.