Warum sollten Sie virtuelle Vorstellungsgespräche in Betracht ziehen?
Mit virtuellen Vorstellungsgesprächen können die Abstandsregeln eingehalten werden, mit denen die weitere Ausbreitung von COVID-19 verhindert werden soll. Laut Robert Koch-Institut verringert ein Abstand von mindestens 1,5 Metern zu anderen Personen das Risiko, dass man sich oder andere mit dem Virus infiziert. Das Ziel der Kontaktbeschränkung ist es, „die Kurve abzuflachen“ bzw. die Infektionsrate zu verringern, sodass Gesundheitseinrichtungen eine angemessene Versorgung für kranke Menschen gewährleisten können. Mit virtuellen Vorstellungsgesprächen helfen Sie dabei, die weitere Ausbreitung von COVID-19 einzuschränken, und schützen sich selbst, Ihre Mitarbeiter sowie die Kandidaten.
Ein weiterer guter Grund für virtuelle Vorstellungsgespräche ist, dass Sie auf diese Weise mehr Kandidaten kennenlernen können, vor allem diejenigen, die hervorragende Qualifikationen für die Stelle mitbringen. Einige Kandidaten könnten persönliche Vorstellungsgespräche aus Vorsicht verschieben oder gar absagen. Dies kann dazu führen, dass Ihnen besonders geeignete Kandidaten entgehen.
Welche Vorteile bieten virtuelle Vorstellungsgespräche gegenüber persönlichen Vorstellungsgesprächen?
Der wichtigste Vorteil von virtuellen Vorstellungsgesprächen ist, dass sie die Ausbreitung von COVID-19 verhindern und Ihnen die Möglichkeit geben, sich selbst, Ihre Mitarbeiter und Kandidaten zu schützen. Es gibt jedoch noch weitere Vorteile. Virtuelle Vorstellungsgespräche sind ausgesprochen praktisch, da die Vorbereitung auf diese Gespräche sowohl für die Kandidaten als auch für die Interviewer mit einem geringeren Aufwand verbunden ist. Kandidaten fühlen sich unter Umständen sogar wohler und geben ehrlichere Antworten. Virtuelle Vorstellungsgespräche ermöglichen zudem eine flexiblere Planung. Kandidaten, die derzeit eine Vollzeitstelle haben, können beispielsweise während der normalen Arbeitszeiten keinen Termin für ein persönliches Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen wahrnehmen. Schließlich ermöglichen virtuelle Vorstellungsgespräche Ihnen auch den Kontakt mit Kandidaten auf der ganzen Welt, was besonders dann wichtig ist, wenn Sie eine Stelle besetzen möchten, deren Arbeitsort nicht Ihre Unternehmensniederlassung bzw. im Homeoffice ist.
So bereiten Sie sich auf ein virtuelles Vorstellungsgespräch vor
Die folgenden Tipps verraten Ihnen, wie Sie sich effektiv auf ein virtuelles Vorstellungsgespräch vorbereiten:
1. Geben Sie Kandidaten Zeit, sich auf das Gespräch vorzubereiten
Es ist wichtig, dass Sie den Kandidaten ausreichend Vorbereitungszeit für das virtuelle Vorstellungsgespräch geben und keinen Termin für denselben Tag ansetzen. So sind Kandidaten während des Gesprächs selbstbewusster und bestens vorbereitet. Den Kandidaten ausreichend Zeit für die Vorbereitung zu lassen, zeugt außerdem von Höflichkeit, Professionalität und Rücksichtnahme in Bezug auf den Bewerbungsprozess.
2. Entwickeln Sie ein standardisiertes Bewertungssystem
So wie bei persönlichen Vorstellungsgesprächen sollten Sie auch für die virtuellen Interviews ein standardisiertes System entwickeln, mit dem Sie die Eignung der jeweiligen Kandidaten einstufen. Damit können Sie während des virtuellen Bewerbungsprozesses festhalten, wie die einzelnen Kandidaten abschneiden. Nach Abschluss der virtuellen Vorstellungsgespräche können Sie die Kandidaten dann vergleichen und entscheiden, welche sich am besten eignen.
3. Wählen Sie einen ruhigen und störungsfreien Ort für die Vorstellungsgespräche
Führen Sie die virtuellen Vorstellungsgespräche an einem ruhigen und ungestörten Ort durch, um sich voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren zu können. Wenn Sie sie von zu Hause führen müssen, suchen Sie sich am besten einen ruhigen Raum und informieren Sie alle Haushaltsmitglieder darüber, dass Sie ein Vorstellungsgespräch führen werden, damit diese so leise wie möglich sind. Der Raum sollte neutral gehalten sein, damit die Kandidaten nicht von der Umgebung abgelenkt werden. Versuchen Sie, die Umgebung so professionell wie möglich zu gestalten, um das Gefühl eines persönlichen Vorstellungsgesprächs zu vermitteln.
4. Bereiten Sie Fragen für das Vorstellungsgespräch vor
Bereiten Sie Fragen vor, die Sie während des virtuellen Vorstellungsgesprächs stellen müssen. Lesen Sie sich noch einmal die Unterlagen der Kandidaten durch, also ihren Lebenslauf, das Anschreiben sowie weitere Dokumente, die Sie erhalten haben. Anhand dieser Informationen können Sie Rückfragen zur Berufserfahrung und zu Qualifikationen von Kandidaten stellen. Zu Ihrem standardisierten Bewertungssystem sollte auch eine Liste mit beruflichen Fragen gehören, die Sie jedem Kandidaten stellen.
5. Testen Sie Ihre Internetverbindung
Ein großer Unterschied zwischen persönlichen und virtuellen Vorstellungsgesprächen ist, dass Sie und die Kandidaten für letztere eine Internetverbindung benötigen. Mit einer guten Internetverbindung können Sie Unterbrechungen vermeiden und ein gutes Bild garantieren. Testen Sie Ihre Internetverbindung mehrfach vor dem Vorstellungsgespräch. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Mikrofon und Ihre Webcam einwandfrei funktionieren. Technische Funktionen lassen sich am einfachsten bei einem Testanruf mit einem Kollegen überprüfen.
6. Laden Sie die Kandidaten per E-Mail zum virtuellen Vorstellungsgespräch ein
Senden Sie jedem Kandidaten eine Einladung zum virtuellen Vorstellungsgespräch, um den Überblick zu behalten. Die Einladung sollte den Tag und die Uhrzeit des Gesprächs sowie alle Informationen enthalten, die für den Zugriff auf die für das Vorstellungsgespräch verwendete Software benötigt werden. Beschreiben Sie klar den Ablauf des virtuellen Vorstellungsgesprächs, damit Kandidaten genau wissen, was sie erwartet. Wenn Kandidaten beispielsweise einen Zugangscode für die Anmeldung benötigen, sollten Sie diese Information gut sichtbar in der E-Mail platzieren. Geben Sie an, wie lange das Gespräch ungefähr dauern wird, und fügen Sie zusätzliche Dokumente oder Informationen hinzu, die die Kandidaten während des Gesprächs griffbereit haben sollten.
So führen Sie ein virtuelles Vorstellungsgespräch
In diesem Abschnitt haben wir einige Tipps für die Durchführung von virtuellen Vorstellungsgesprächen für Sie zusammengestellt:
1. Kleiden Sie sich angemessen
Auch wenn Sie das Vorstellungsgespräch von zu Hause oder einem anderen Ort aus führen, ist es wichtig, sich für diesen beruflichen Kontext angemessen zu kleiden. Dies vermittelt Professionalität und zeigt, dass Sie das Recruiting selbst dann ernst nehmen, wenn die Gespräche online stattfinden. Ihre Kleidung kann auch dazu beitragen, Kandidaten einen guten Eindruck Ihres Unternehmens zu vermitteln.
2. Machen Sie keinen Unterschied zwischen virtuellen und persönlichen Vorstellungsgesprächen
Virtuelle Vorstellungsgespräche mögen zwar etwas informeller erscheinen als persönliche, dennoch sollten Sie sich genauso verhalten, als würden Sie das Gespräch vor Ort in Ihrem Büro führen. Achten Sie auf einen professionellen Sprachgebrauch, einschließlich der Körpersprache, und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf das Gespräch. Schalten Sie Ihr Smartphone aus und deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Computer, um Ablenkungen zu vermeiden. Schenken Sie dem Kandidaten Ihre volle Aufmerksamkeit und halten Sie Blickkontakt, indem Sie in die Kamera und nicht auf den Bildschirm schauen.
3. Stellen Sie die Fragen, die Sie vorbereitet haben
Stellen Sie die Fragen von der Liste, die Sie vorbereitet haben. Notieren Sie sich kurz jede Antwort der Kandidaten, sodass Sie sich diese später noch einmal durchlesen können.
4. Geben Sie Kandidaten ausreichend Zeit, um zu antworten
Wenn Sie Vorstellungsgespräche über einen Computer oder ein Smartphone führen, kann es bei der Übertragung unter Umständen zu Verzögerungen kommen. Geben Sie Kandidaten daher ausreichend Zeit für eine Antwort. Wenn Sie Antworten aufgrund von Unterbrechungen nicht richtig verstehen, bitten Sie die jeweiligen Kandidaten darum, ihre Antwort zu wiederholen, damit Sie wirklich alles mitbekommen.
5. Erzählen Sie von Ihrer Unternehmenskultur und den Unternehmenswerten
Bei virtuellen Vorstellungsgesprächen kann es für Kandidaten schwierig sein, sich ein Bild von der Unternehmenskultur und der Arbeitsumgebung zu machen. Teilen Sie daher allen Kandidaten mit, was sie hinsichtlich der Unternehmenskultur und den Unternehmenswerten erwartet. Sie können auch die Arbeitsplatzumgebung beschreiben, die im Falle einer Anstellung auf sie wartet.
6. Informieren Sie alle Kandidaten über den weiteren Verlauf des Recruitingprozesses
Teilen Sie den Kandidaten am Ende des virtuellen Vorstellungsgesprächs mit, wie es jetzt weitergeht. Informieren Sie sie, bis wann Sie einen Kandidaten für die offene Stelle auswählen, in welcher Form Sie ihnen eine Zusage bzw. Absage zukommen lassen und ob Sie weitere Informationen benötigen. Außerdem sollten Sie die Kandidaten darüber informieren, wie Ihr Unternehmen angesichts des Coronavirus mit der aktuellen Situation umgeht und was sie im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses erwartet.