Warum sollten Sie virtuelle Vorstellungsgespräche in Betracht ziehen?

Ein guter Grund für virtuelle Vorstellungsgespräche besteht darin, dass Sie dadurch mehr Kandidat*innen treffen können, insbesondere solche, die über hervorragende Qualifikationen für die Stelle verfügen. Einige Kandidat*innen verschieben oder stornieren persönliche Vorstellungsgespräche aus Vorsicht. Dies kann dazu führen, dass Ihnen besonders geeignete Talente entgehen.

Welche Vorteile bieten virtuelle Vorstellungsgespräche gegenüber persönlichen Vorstellungsgesprächen?

Virtuelle Vorstellungsgespräche bieten viele Vorteile. Virtuelle Interviews sind äußerst praktisch, da die Vorbereitung auf diese Interviews sowohl für Kandidat*innen als auch für Interviewer*innen weniger Aufwand erfordert. Die Kandidat*innen fühlen sich möglicherweise sogar wohler und geben ehrlichere Antworten. Virtuelle Vorstellungsgespräche ermöglichen zudem eine flexiblere Planung. Beispielsweise können Kandidat*innen, die derzeit eine Vollzeitstelle haben, keinen Termin für ein persönliches Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen während der regulären Arbeitszeiten vereinbaren. Schließlich ermöglichen Ihnen virtuelle Vorstellungsgespräche auch den Kontakt zu Kandidat*innen aus der ganzen Welt, was insbesondere dann wichtig ist, wenn Sie eine Position besetzen möchten, die nicht am Hauptsitz Ihres Unternehmens oder im Homeoffice angesiedelt ist.

So bereiten Sie sich auf ein virtuelles Vorstellungsgespräch vor

Die folgenden Tipps verraten Ihnen, wie Sie sich effektiv auf ein virtuelles Vorstellungsgespräch vorbereiten:

1. Geben Sie Kandidat*innen Zeit, sich auf das Gespräch vorzubereiten

Es ist wichtig, dass Sie den Kandidat*innen ausreichend Vorbereitungszeit für das virtuelle Vorstellungsgespräch geben und keinen Termin für denselben Tag ansetzen. So sind Kandidat*innen während des Gesprächs selbstbewusster und bestens vorbereitet. Ausreichend Zeit für die Vorbereitung zu lassen, zeugt außerdem von Höflichkeit, Professionalität und Rücksichtnahme in Bezug auf den Bewerbungsprozess.

2. Entwickeln Sie ein standardisiertes Bewertungssystem

So wie bei persönlichen Vorstellungsgesprächen sollten Sie auch für die virtuellen Interviews ein standardisiertes System entwickeln, mit dem Sie die Eignung der jeweiligen Kandidat*innen einstufen. Damit können Sie während des virtuellen Bewerbungsprozesses festhalten, wie die einzelnen Kandidat*innen abschneiden. Nach Abschluss der virtuellen Vorstellungsgespräche können Sie die Kandidat*innen dann vergleichen und entscheiden, welche sich am besten eignen.

3. Wählen Sie einen ruhigen und störungsfreien Ort für die Vorstellungsgespräche

Führen Sie die virtuellen Vorstellungsgespräche an einem ruhigen und ungestörten Ort durch, um sich voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren zu können. Wenn Sie sie von zu Hause führen müssen, suchen Sie sich am besten einen ruhigen Raum und informieren Sie alle Haushaltsmitglieder darüber, dass Sie ein Vorstellungsgespräch führen werden, damit diese so leise wie möglich sind. Der Raum sollte neutral gehalten sein, damit die Kandidat*innen nicht von der Umgebung abgelenkt werden. Versuchen Sie, die Umgebung so professionell wie möglich zu gestalten, um das Gefühl eines persönlichen Vorstellungsgesprächs zu vermitteln.

4. Bereiten Sie Fragen für das Vorstellungsgespräch vor

Bereiten Sie Fragen vor, die Sie während des virtuellen Vorstellungsgesprächs stellen müssen. Lesen Sie sich noch einmal die Unterlagen der Kandidat*innen durch, also ihren Lebenslauf, das Anschreiben sowie weitere Dokumente, die Sie erhalten haben. Anhand dieser Informationen können Sie Rückfragen zur Berufserfahrung und zu Qualifikationen von Kandidat*innen stellen. Zu Ihrem standardisierten Bewertungssystem sollte auch eine Liste mit beruflichen Fragen gehören, die Sie jedem Kandidat*innen stellen.

5. Testen Sie Ihre Internetverbindung

Ein großer Unterschied zwischen persönlichen und virtuellen Vorstellungsgesprächen ist, dass Sie und die Kandidat*innen für letztere eine Internetverbindung benötigen. Mit einer guten Internetverbindung können Sie Unterbrechungen vermeiden und ein gutes Bild garantieren. Testen Sie Ihre Internetverbindung mehrfach vor dem Vorstellungsgespräch. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Mikrofon und Ihre Webcam einwandfrei funktionieren. Technische Funktionen lassen sich am einfachsten bei einem Testanruf mit Kolleg*innen überprüfen.

6. Laden Sie die Kandidat*innen per E-Mail zum virtuellen Vorstellungsgespräch ein

Senden Sie allen Kandidat*innen eine Einladung zum virtuellen Vorstellungsgespräch, um den Überblick zu behalten. Die Einladung sollte den Tag und die Uhrzeit des Gesprächs sowie alle Informationen enthalten, die für den Zugriff auf die für das Vorstellungsgespräch verwendete Software benötigt werden. Beschreiben Sie klar den Ablauf des virtuellen Vorstellungsgesprächs, damit Kandidat*innen genau wissen, was sie erwartet. Wenn Kandidat*innen beispielsweise einen Zugangscode für die Anmeldung benötigen, sollten Sie diese Information gut sichtbar in der E-Mail platzieren. Geben Sie an, wie lange das Gespräch ungefähr dauern wird, und fügen Sie zusätzliche Dokumente oder Informationen hinzu, die die Kandidat*innen während des Gesprächs griffbereit haben sollten.

So führen Sie ein virtuelles Vorstellungsgespräch

In diesem Abschnitt haben wir einige Tipps für die Durchführung von virtuellen Vorstellungsgesprächen für Sie zusammengestellt:

1. Kleiden Sie sich angemessen

Auch wenn Sie das Vorstellungsgespräch von zu Hause oder einem anderen Ort aus führen, ist es wichtig, sich für diesen beruflichen Kontext angemessen zu kleiden. Dies vermittelt Professionalität und zeigt, dass Sie das Recruiting selbst dann ernst nehmen, wenn die Gespräche online stattfinden. Ihre Kleidung kann auch dazu beitragen, Kandidat*innen einen guten Eindruck Ihres Unternehmens zu vermitteln.

2. Machen Sie keinen Unterschied zwischen virtuellen und persönlichen Vorstellungsgesprächen

Virtuelle Vorstellungsgespräche mögen zwar etwas informeller erscheinen als persönliche, dennoch sollten Sie sich genauso verhalten, als würden Sie das Gespräch vor Ort in Ihrem Büro führen. Achten Sie auf einen professionellen Sprachgebrauch, einschließlich der Körpersprache, und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf das Gespräch. Schalten Sie Ihr Smartphone aus und deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Computer, um Ablenkungen zu vermeiden. Schenken Sie der Person, mit der Sie ein Vorstellungsgespräch führen, Ihre volle Aufmerksamkeit und halten Sie Blickkontakt, indem Sie in die Kamera und nicht auf den Bildschirm schauen.

3. Stellen Sie die Fragen, die Sie vorbereitet haben

Stellen Sie die Fragen von der Liste, die Sie vorbereitet haben. Notieren Sie sich kurz jede Antwort der Kandidat*innen, sodass Sie sich diese später noch einmal durchlesen können.

4. Geben Sie Kandidat*innen ausreichend Zeit, um zu antworten

Wenn Sie Vorstellungsgespräche über einen Computer oder ein Smartphone führen, kann es bei der Übertragung unter Umständen zu Verzögerungen kommen. Geben Sie Kandidat*innen daher ausreichend Zeit für eine Antwort. Wenn Sie Antworten aufgrund von Unterbrechungen nicht richtig verstehen, bitten Sie die jeweiligen Kandidat*innen darum, ihre Antwort zu wiederholen, damit Sie wirklich alles mitbekommen.

5. Erzählen Sie von Ihrer Unternehmenskultur und den Unternehmenswerten

Bei virtuellen Vorstellungsgesprächen kann es für Kandidat*innen schwierig sein, sich ein Bild von der Unternehmenskultur und der Arbeitsumgebung zu machen. Teilen Sie daher allen Kandidat*innen mit, was sie hinsichtlich der Unternehmenskultur und den Unternehmenswerten erwartet. Sie können auch die Arbeitsplatzumgebung beschreiben, die im Falle einer Anstellung auf sie wartet.

6. Informieren Sie alle Kandidat*innen über den weiteren Verlauf des Recruitingprozesses

Teilen Sie am Ende des virtuellen Vorstellungsgesprächs mit, wie es jetzt weitergeht. Informieren Sie, bis wann Sie eine Person für die offene Stelle auswählen, in welcher Form Sie eine Zusage bzw. Absage zukommen lassen und ob Sie weitere Informationen benötigen. Sie sollten die Kandidat*innen auch darüber informieren, was sie im Verlauf des Bewerbungsprozesses erwartet.