Was sind Vorstellungsmails?
Begrüßungsmails sind Nachrichten, die in der Regel vom Unternehmen an Neukund*innen gesendet werden, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Sie können in unterschiedlichen Situationen eingesetzt werden. Beispiel:
- Vorstellung eines neuen Mitarbeiters bzw. einer neuen Mitarbeiterin bei einem Bestandskunden bzw. einer Bestandskundin
- Vorstellung des Unternehmens bei neuen Kund*innen
- zur Kontaktaufnahme nach einem ersten Treffen
- Vorstellung eines neuen Produktes bzw. einer neuen Dienstleistung
Unabhängig vom Szenario spielen Vorstellungsmails eine wichtige Rolle im Geschäftsalltag, da sie einen professionellen ersten Eindruck hinterlassen. Eine gute Vorstellungsmail kann Möglichkeiten eröffnen und letztlich zu mehr Kund*innen führen.
So schreiben Sie eine Vorstellungsmail
Wer sich per E-Mail vorstellen möchte, sollte die wichtigsten Elemente eines solchen Schreibens kennen. Folgende Aspekte sind für Vorstellungsmails wichtig:
- Betreffzeile
- persönliche Begrüßung
- Inhalt
- Schlussteil
- Grußformel
1. Betreffzeile
In vielerlei Hinsicht kann der Betreff der wichtigste Aspekt einer Vorstellungsmail sein. Denn er soll den Empfänger bzw. die Empfängerin davon überzeugen, die Nachricht zu öffnen und zu lesen. Der Betreff Ihrer E-Mail sollte dem Leser bzw. der Leserin eine kurze Zusammenfassung dessen geben, worum es in der Nachricht geht. Eine eingängige Betreffzeile kann dazu beitragen, die Aufmerksamkeit des Empfängers bzw. der Empfängerin auf sich zu ziehen und ihm bzw. ihr einen guten Eindruck zu vermitteln.
2. Persönliche Begrüßung
Da Sie eine persönliche Beziehung zum Kunden bzw. zur Kundin herstellen und einen guten Eindruck erwecken möchten, sollte die Begrüßung professionell formuliert sein. Deshalb sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie Ihre Kund*innen persönlich ansprechen und ihre Namen korrekt schreiben bzw. den passenden Titel verwenden. Vermeiden Sie allgemeine Formeln wie „sehr geehrte Damen und Herren“ oder „guten Tag, lieber Kunde“.
Stattdessen sollten Sie den Namen verwenden wie zum Beispiel: „sehr geehrte Frau Dr. Schmidt“. Verwenden Sie unbedingt den Nachnamen des Kunden bzw. der Kundin, um einen professionellen Eindruck zu vermitteln. Besonders am Anfang kann es wichtig sein, dass Sie formal bleiben und die persönlichen Grenzen Ihrer Kund*innen respektieren.
3. Inhalt
Der Text Ihrer Vorstellungsmail sollte dem Empfänger bzw. der Empfängerin vermitteln, wer Sie sind, woher Sie kommen und warum Sie ihn oder sie kontaktieren. Sie sollten idealerweise auch den Namen Ihres Unternehmens bzw. Ihre Position im Unternehmen erwähnen.
4. Schlussteil
Stellen Sie am Ende sicher, dass Sie dem Empfänger bzw. der Empfängerin Ihre Wertschätzung zeigen. Schließlich hat er oder sie sich die Zeit genommen, Ihre E-Mail zu lesen. Dadurch vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail in einem positiven Ton endet und ein gutes Gefühl beim Kunden bzw. bei der Kundin hinterlässt.
Sie können auch erwähnen, dass Sie froh sind, den Kunden bzw. die Kundin kontaktiert zu haben und dass die Person Sie bei Fragen oder Bedenken kontaktieren darf.
5. Grußformel
Genau wie bei der Begrüßung sollte Ihre Grußformel am Ende – passend zum Inhalt der E-Mail – professionell sein. Mögliche neutrale bzw. professionelle Optionen sind Grußformeln wie „mit freundlichen Grüßen“, „freundliche Grüße“, „mit freundlichem Gruß“ oder „mit besten Grüßen“.
Nach der Grußformel nennen Sie Ihren vollständigen Namen. Denken Sie unbedingt auch an andere relevante Informationen wie zum Beispiel Ihre Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Namen des Unternehmens, für das Sie arbeiten.
Vorlage für eine Vorstellungsmail
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, das Sie nutzen können, um eine Vorstellungsmail zu verfassen:
Betreff: Ihre neue Kundenbetreuerin
Sehr geehrter Herr Schmidt,
mein Name ist Frau Mustermann und ich bin Ihre neue Kundenbetreuerin bei Mustermann GmbH. Ich freue mich darauf, mit Ihnen und Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten, um Ihre Marke sichtbarer und profitabler zu gestalten.
Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, können Sie mich gerne per E-Mail kontaktieren oder mich telefonisch direkt unter der Rufnummer 01234 / 56789 erreichen.
Mit freundlichen Grüßen
Maximilia Mustermann
Account Manager
Mustermann GmbH
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