Was ist der Projektlebenszyklus?
Ein professionelles Projektmanagement ist darauf ausgerichtet, ein Projekt zielgerichtet, effizient und konsistent durchzuführen. Der Projektlebenszyklus beschreibt die dafür notwendigen Phasen, von der ersten Idee bis zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts, die chronologisch aufeinanderfolgen.
In der Regel erstellt die Projektleitung den Projektlebenszyklus und überwacht auch den Ablauf. Am Ende des Projektlebenszyklus steht immer ein größerer Meilenstein, der den erfolgreichen Abschluss markiert.
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Das 4-Phasen-Modell
Grundsätzlich beschreiben Projektphasen jeweils klar voneinander abgegrenzte zeitliche Abschnitte, in denen bestimmte Teilergebnisse erzielt werden sollen. In der Regel folgen sie sequentiell aufeinander, können sich aber auch teilweise überlappen.
Im Projektmanagement geht man immer zunächst von vier Phasen aus:
- Initialisierungsphase
- Planungsphase
- Umsetzungs- oder Ausführungsphase
- Abschluss- oder Kontrollphase
Teilweise unterscheiden sich in der Literatur die jeweiligen Bezeichnungen, doch inhaltlich ist man sich meist einig.
Die 4 Phasen eines Projekts im Detail
Auch wenn jedes Projekt einen individuellen Lebensweg hat, trägt der Projektlebenszyklus entscheidend dazu bei, dass sowohl die Projektleitung als auch das Projektteam sowie weitere Stakeholder zu jedem Zeitpunkt wissen, wo das Projekt gerade steht. Vor allem bei sehr komplexen Projekten hat sich die Aufteilung in Phasen und damit verbundene Arbeitspakete bewährt.
Phase 1: Initialisierung
Jedes Projekt startet mit gewissen Vorüberlegungen. Mit einem Projekt werden üblicherweise bestimmte Ziele verfolgt. In der ersten Projektphase werden diese definiert und ihre geschäftliche Relevanz dokumentiert. Oft spricht man in diesem Zusammenhang vom Projektauftrag, der letztlich dazu führt, dass die Umsetzung des Projekts von den zuständigen Entscheidungsträger*innen genehmigt wird.
Folgende Punkte müssen in dieser ersten Phase berücksichtigt werden:
- Ziele des Projekts eindeutig benennen
- Nutzen identifizieren, Chancen verdeutlichen
- Projektteammitglieder und Stakeholder identifizieren
- Vorhandene Ressourcen klären
- Notwendige Informationen recherchieren und bereitstellen
- Vision und Ziele definieren
- Machbarkeit prüfen, ggf. durch Markt- und Machbarkeitsstudien
- Anforderungen analysieren
- Wirtschaftlichkeit prüfen (Kosten, Projektumfang, Zeitrahmen)
- Risiken identifizieren
Mit dem Projektauftrag sind die Rahmenbedingungen für das gesamte Projekt geklärt. Die Initialisierungsphase hat insofern die wichtige Funktion, sozusagen einen roten Faden für das gesamte Projekt vorzugeben. Erst wenn diese Phase erfolgreich abgeschlossen ist und die Durchführung des Projekts freigegeben wurde, kommt es zur nächsten Phase.
2. Phase: Planung
Nun geht es darum, die einzelnen Schritte festzulegen, die zum erfolgreichen Projektabschluss führen sollen. Entweder wird dies von der Projektleitung in Eigenregie vorgenommen, oder das Projektteam wird bereits in dieser Phase eingebunden. Konkret stehen nun folgende Schritte an:
- Termine festlegen
- Ressourcen einplanen
- Kostenplan erstellen
- Arbeitspakete definieren
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuweisen
- Qualitätsplan erstellen
- Abnahmekriterien definieren
- Erfolgskennzahlen festlegen
- Für Methodik zur Überwachung entscheiden
- Kommunikationsplan erstellen
- Auftaktmeeting planen
Idealerweise steht am Ende dieser Phase ein vollständiger Projektplan, an dem sich alle Projektbeteiligten orientieren können. Die Aufgaben und Meilensteine sind klar definiert und in einem Zeitrahmen erfasst, die Kosten und notwendigen Ressourcen klar. Nun kann es losgehen.
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3. Phase: Umsetzung
Nun startet die „heiße“ Projektphase. Die Projektleitung ist nun gefordert, den Projektfortschritt im Auge zu behalten und den Projektprozess zu steuern. Meist sind für die Umsetzungsphase verschiedene Teilziele und Meilensteine vorgesehen. Die wichtigsten Aufgaben in dieser Phase sind:
- Auftaktmeeting durchführen und offene Fragen klären
- Arbeitsabläufe organisieren
- Kommunikationsmittel einführen (Meetings, Statusberichte, etc.)
- Team täglich briefen
- Trainings organisieren
- Soll- und Ist-Zustand vergleichen
- Notwendige Anpassungen und Maßnahmen vornehmen
- Qualität überprüfen
- Termin- und Kostenplanung überwachen
- Kommunikation mit allen Beteiligten und Stakeholdern fortführen
- Für Informationsfluss und Transparenz sorgen
Fast immer nutzt die Projektleitung für diese Phase des Projekts eine visuelle Darstellung, beispielsweise ein Gantt-Diagramm oder ein Kanban-Board. So lassen sich die Fortschritte im Projekt dokumentieren und Verzögerungen oder andere Fehlerquellen können meist schnell identifiziert und behoben werden. Zudem kann die Projektleitung den Projektzeitplan nötigenfalls aktualisieren und den Projektplan entsprechend anpassen. Mit dem Ende dieser Phase ist das eigentliche Projektziel erreicht.
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4. Phase: Abschluss
Bevor ein Projekt endgültig abgeschlossen werden kann, sind noch einige weitere Aufgaben zu erfüllen:
- Projekt freigeben lassen und ggf. an Kund*innen oder Unternehmensabteilung übergeben
- Erfolg würdigen und ggf. feiern
- Projektauswertung bzw. -bericht anfertigen
- Teamleistung bewerten (Pünktlichkeit und Qualität)
- Projektteam auflösen
- Letzte offene Aufgaben abschließen
- Projektressourcen freigeben
- Budget abrechnen
- Lessons Learned erfassen und dokumentieren
- Dokumentation des Gesamtprojekts ablegen
Erst wenn auch diese letzten Schritte erledigt sind, gilt ein Projekt als vollständig abgeschlossen. Die vierte Phase ist deshalb so wichtig, weil aufbauend auf diesen Erfahrungen Folgeprojekte leichter geplant und effektiver umgesetzt werden können. Eine transparente Auswertung der Erfolge, aber auch der Misserfolge, ist daher unerlässlich. Auch das Controlling nimmt eine wichtige Rolle in dieser Phase ein. Verbliebene Ressourcen können zuletzt weiteren Projekten zugewiesen werden.
Vorteile des Projektlebenszyklus für das Projektmanagement
Der Projektlebenszyklus bietet für das praktische Projektmanagement eine Reihe von Vorteilen:
Projektsteuerung
Vor allem bei großen und komplexen Projekten kann die Einteilung in die verschiedenen Phasen sehr hilfreich sein, um das Projekt zu steuern. Als Projektleiter*in definieren Sie damit viele verschiedene Arbeitspakete und Teilprojekte und können für jede Phase schnell erkennen, wo das Projekt gerade steht und wo vielleicht nachgesteuert werden muss. Sie können sich immer genau auf die Abläufe und Aktivitäten konzentrieren, die in der jeweiligen Projektphase gerade im Fokus stehen.
Übersicht
Der Projektlebenszyklus erlaubt auch Ihrem Team sowie weiteren Stakeholdern, jederzeit zu erkennen, wo das Projekt gerade steht. Alle können sich auf diese Phase konzentrieren und ggf. vorbereiten und können gleichzeitig erkennen, wie der aktuelle Status ist. Auch offene Fragen können in der Regel schneller geklärt werden.
Erfolgs-Check
Da jede Projektphase in der Regel durch einen definierten Meilenstein abgeschlossen wird, lässt sich leicht feststellen, ob der Zeitrahmen eingehalten oder überschritten wurde. Das hilft bei der Einschätzung des Projektstands und der Erfolgsaussichten.
Zudem überprüfen Auftraggeber, die Unternehmensleitung oder andere Entscheidungsträger anhand der Meilensteine den Projektstatus. Diese Termine dienen daher auch für das Projektteam oft als zusätzlicher Ansporn, fristgerecht zu liefern.
Kommunikation
Durch die Visualisierung des Projektfortschritts während jeder Phase des Projekts wird die Kommunikation in den Statusmeetings erleichtert. Jedes Teammitglied kann jederzeit erkennen, wo es mit seinem Verantwortungsbereich gerade steht.
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Weitere Projektarten und Standards
Auch wenn das Projektmanagement sich üblicherweise an dem hier vorgestellten 4-Phasen-Modell orientiert, kann es in manchen Branchen und Bereichen sinnvoll sein, zusätzliche Dimensionen einzuführen. Bei vielen Software-Projekten entscheidet man sich beispielsweise für folgende Gliederung:
- Analyse
- Design
- Entwicklung
- Test
- Auslieferung
Auch Organisationsprojekte werden manchmal in mehrere Phasen unterteilt, die der Komplexität eher gerecht zu werden versuchen:
- Ist-Analyse
- Zielplanung und Soll-Konzept
- Pilotanwendung
- Evaluierung Pilot
- Umsetzung Gesamtkonzept
- Evaluierung Gesamtkonzept
In der Baubranche gibt es ebenfalls einen Projektstandard, an den Ingenieur*innen und Architekt*innen sich bei der Planung und Durchführung halten müssen. Dieser orientiert sich an der Honorarordnung für Ingenieure und Architekten (HOAI).
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