Definition: Was ist eine SOP?
SOP ist eine Abkürzung für den englischen Begriff Standard Operating Procedure. Übersetzt heißt das Standardarbeitsanweisung und dient dazu, detailliert festzulegen, wie bestimmte Arbeitsprozesse in einem Unternehmen oder einer Organisation abzulaufen haben. Jeder Arbeitsschritt wird genau erklärt, sodass die Mitarbeitenden in der Lage sind, die Aufgabe eigenständig zu erledigen.
SOPs findet man heutzutage in beinahe allen Branchen, in der Chemie und im Maschinenbau ebenso wie in der Pflege, den Life Sciences, im Gesundheitswesen oder in der IT.
SOP-Kategorien
In der Praxis unterscheidet man drei verschiedene Kategorien von Standardarbeitsanweisungen:
- Schritt-für-Schritt-SOP: Jeder einzelne Schritt eines Arbeitsprozesses wird genau aufgelistet, sodass der gesamte Ablauf nachvollzogen werden kann. Besonders geeignet ist dieses Format für Sicherheitsrichtlinien. Einfache, kurze Sätze in Form einer Liste gewährleisten, dass alle Standards eingehalten werden.
- Hierarchische SOP: Hierarchische Arbeitsanweisungen werden eher bei sehr komplexen Prozessen eingesetzt. Die einzelnen Phasen des Prozesses werden einschließlich aller Richtlinien, Vorgaben und Strategien eindeutig dargestellt. Meist werden solche SOPs bei Verfahren genutzt, die viele verschiedene Schritte erfordern und bei denen den Mitarbeitenden Entscheidungen abverlangt werden. Hier ist eine klare Gliederung mit Hauptschritten und Teilschritten besonders wichtig.
- Flowchart-SOP: Diese Kategorie bietet sich bei Prozessen an, bei denen je nach Bedingung unterschiedliche Maßnahmen ergriffen werden müssen, wenn es beispielsweise um Genehmigungen geht.
Je nachdem, in welchem Umfeld Sie tätig sind und für welchen Zweck die SOP eingesetzt werden soll, passen Sie die Kategorie entsprechend an.
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Sinnvolle Anwendungsbereiche von SOPs
SOPs können einen erheblichen Beitrag dazu leisten, die Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern, weil sie damit mögliche Unsicherheiten bei der Durchführung von Routinearbeiten aus dem Weg räumen können. Durch die Standardisierung der Abläufe reduzieren Sie die Fehlerhäufigkeit und verbessern die Qualität insgesamt. Zudem wissen alle Mitarbeitenden jederzeit genau, was sie wann zu tun haben.
Insbesondere in folgenden Bereichen ist es sinnvoll, mit SOPs zu arbeiten:
- Einhaltung von Compliance-Standards
- Erfüllen von Produktionsanforderungen
- Gewährleistung von Sicherheitsanforderungen
- Vermeidung von Produktionsfehlern
- Durchführung interner Audits
- Bearbeitung von Zahlungen
- Onboarding bzw. Offboarding von Mitarbeiter*innen und/oder Kund*innen
- Einhaltung von Zeitplänen
- Normgerechte Dokumentation von Arbeitsabläufen
Wahrscheinlich gibt es in Ihrem Unternehmen darüber hinaus weitere Bereiche, die von der Einführung von SOPs profitieren könnten.
Weniger geeignet sind jedoch einmalige Aufgaben oder auch die spezifischen Aufgaben, die ganz auf eine Person zugeschnitten sind. Auch komplexe Prozesse, die ständigen Veränderungen unterworfen sind oder besondere Fertigkeiten erfordern, lassen sich in der Regel nicht in einer SOP erfassen.
Mögliche Fehlerquellen
Manchmal gibt es Vorbehalte gegenüber dem Einsatz von SOPs, doch meist liegt das daran, dass verschiedene SOP-Versionen im Umlauf sind und niemand weiß, welche aktuell gültig sein soll. Wenn zudem nicht alle relevanten Empfänger*innen die aktuelle Version erhalten haben, kann auch das für Unmut sorgen.
Wichtig ist zudem, klar strukturierte SOPs mit eindeutigen Formulierungen zu entwickeln. Das ist eine Herausforderung, denn es gilt, die Balance zwischen ausreichender Detailliertheit und zu großer Ausführlichkeit zu halten.
Prüfen Sie Ihre SOPs zudem darauf, ob sie sich wirklich an den realen Zuständen vor Ort orientieren statt an einem Idealzustand. Je präziser Sie die Formalien einhalten und je höher die Praxisrelevanz ist, umso eher werden die SOPs auch im betrieblichen Alltag auf Akzeptanz stoßen und genutzt werden.
SOP erstellen: So funktionierts
Für eine SOP, die Ihre Mitarbeiter*innen dabei unterstützt, Standardaufgaben fehlerfrei zu bewältigen, ist eine sorgfältige und präzise Planung notwendig. Wenn Sie die folgenden Schritte beherzigen, können Sie qualitativ hochwertige SOPs erstellen:
Schritt 1: Legen Sie das Ziel für den Prozess fest
Wählen Sie den Arbeitsprozess aus, für den Sie eine SOP erstellen möchten, und fragen Sie sich, welches Ziel am Ende des Prozesses erreicht werden soll.
Schritt 2: Sammeln Sie alle relevanten Informationen
Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, was alles zu diesem spezifischen Arbeitsprozess gehört. Insbesondere sollten Sie diejenigen Mitarbeiter*innen befragen, die bereits alle notwendigen Abläufe kennen. Halten Sie alle Schritte und Details fest.
Schritt 3: Definieren Sie die SOP-Kategorie
Nun wissen Sie genug, um festlegen zu können, welches Format Sie für Ihre SOP am besten nutzen (siehe obigen Abschnitt zu den Kategorien). Manchmal sind im Unternehmen bereits Vorlagen vorhanden, die Sie anpassen können.
Schritt 4: Nutzen Sie präzise und klare Formulierungen
In einer SOP ist Fachjargon fehl am Platz, ebenso wie lange und komplizierte Sätze. Formulieren Sie möglichst einfach, sodass jeder Satz sitzt und niemand über die Bedeutung nachdenken muss.
Schritt 5: Bauen Sie mindestens eine Feedbackschleife ein
Auch wenn Sie glauben, dass Ihre SOP fertig ist, kann es nützlich sein, sich nochmals Feedback von den Beteiligten einzuholen und mögliche Anregungen noch einzubauen, bevor Sie die SOP allen zur Verfügung stellen. Das hat zudem den positiven Effekt, dass Ihre Mitarbeitenden sich ernstgenommen fühlen und die Akzeptanz für die Nutzung der SOP damit steigt.
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Schritt 6: Folgen Sie einer klaren Struktur
Alle SOPs in Ihrem Unternehmen sollten derselben Struktur folgen, sodass sich alle jederzeit zurechtfinden können. Folgende Bestandteile sind empfehlenswert:
- Titelseite mit der Bezeichnung des Prozesses, ggf. einer SOP-Identifikationsnummer sowie dem Datum der Veröffentlichung bzw. der Revision. Zudem sollte der Name der Rolle, Funktion oder Abteilung, für die diese SOP gültig ist, eindeutig erkennbar sein. Ergänzen Sie zudem die Namen und Signaturen von Personen, die an der Erstellung der SOP beteiligt waren und/oder diese genehmigt haben.
- Inhaltsverzeichnis, wenn es um ein besonders umfangreiches Dokument geht, damit die Nutzer*innen schnell die wichtigen Infos finden können.
- Hauptteil mit allen Schritt-für-Schritt-Abläufen. Zudem können Sie hier auf den Umfang und Zweck der SOP eingehen und ggf. auch mögliche Fragen im Hinblick auf Hindernisse, Sicherheitsbedenken und andere mögliche Szenarien beantworten.
- Terminologie, um bestimmte Fachbegriffe und/oder Abkürzungen aufzuführen, sodass alle vom gleichen Kenntnisstand ausgehen.
- Gesundheits- und Sicherheitshinweise, die für die SOP von Bedeutung sind, sollten ebenfalls benannt und auf die entsprechenden Schritte innerhalb des Prozesses verwiesen werden.
- Material- und Zubehörliste, einschließlich Informationen dazu, wo Nachschub erhältlich ist.
- Fehlerbehebungsmaßnahmen, damit die Mitarbeitenden bei Störungen wissen, welche Schritte sie einleiten müssen.
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Schritt 7: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen
SOPs sollten zwar im besten Fall selbsterklärend sein, doch Sie sollten zudem sicherstellen, dass alle von der SOP betroffenen Mitarbeiter*innen die SOPs wirklich verstehen. Durchdachte Schulungen und Schulungsmaterialien sorgen dafür, dass alle den Sinn und Zweck der SOP nachvollziehen können und über die gleichen Informationen verfügen.
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Schritt 8: Aktualisieren Sie die SOP immer wieder
Arbeitsabläufe verändern sich. Testen Sie daher Ihre SOP immer wieder und passen Sie sie nötigenfalls an neue Gegebenheiten an. Veraltete SOP-Versionen sind im Hinblick auf Effizienz nicht zielführend.
Vorteile von SOPs
SOPs zu erstellen, bindet zwar zunächst einige Ressourcen, doch einmal vorhanden, bringen sie Ihrem Unternehmen viele Vorteile:
- Einheitlichkeit: Alle Teammitglieder befolgen dieselben Prozesse auf dieselbe Weise. Dies führt wiederum zu einer konsistenten Qualität und senkt die Fehlerwahrscheinlichkeit.
- Schulung und Einarbeitung: Die schriftliche Anleitung ermöglicht es, Teammitglieder schneller für Aufgaben und Tools zu schulen. Das gilt auch für die Einarbeitung neuer Kolleg*innen.
- Zeiteinsparung: Durch die klaren Anweisungen in SOPs werden Rückfragen oft unnötig, denn alle wissen genau, was sie zu tun haben. Das spart Zeit und sorgt für mehr Effizienz.
- Compliance und Sicherheit: Je nach Branche sind SOPs gesetzlich vorgeschrieben. So wird sichergestellt, dass Vorschriften und Sicherheitsstandards eingehalten werden.
Inzwischen existiert zudem Software, die die Erstellung und Vervielfältigung von SOPs zusätzlich erleichtern kann.
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