Einfach erklärt: Was ist die Kanban-Methode?
Der Begriff Kanban setzt sich aus den beiden japanischen Silben „kan“ und „ban“ zusammen, was im Deutschen mit „Signalkarte“ übersetzt werden kann. Denn entstanden ist die Methode beim japanischen Unternehmen Toyota im Jahr 1947. Damit sollten Lagerbestände reduziert und gleichzeitig die Produktivität erhöht werden.
Kanban wurde also zunächst für die Produktion entwickelt. Erst Mitte der 2000er-Jahre entwickelte David Anderson, damals Manager bei Microsoft, das Kanban-Konzept weiter für die Anwendung im agilen Projektmanagement. Während in der Produktion der Materialfluss visualisiert wird, wird die Kanban-Methode im Projektmanagement für die Darstellung von Aufgaben eingesetzt. Dafür nutzt man das Kanban Board.
Das Kanban-Board
Auf einem Kanban-Board werden die verschiedenen Phasen einer Aufgabe in Spalten organisiert. In der einfachsten Version gibt es die drei Arbeitsphasen To-do bzw. Offen, In Bearbeitung und Erledigt. Vor allem in der Software-Entwicklung werden häufig auch Spalten für Reviews und Testing definiert. Sobald eine Aufgabe in eine neue Phase eintritt, wird sie auf dem Board von links nach rechts in die entsprechende Spalte verschoben. Damit wird gewährleistet, dass alle Teammitglieder jederzeit über den aktuellen Status informiert sind. Auch die Auslastung des Teams und der einzelnen Mitglieder lässt sich auf diese Weise nachvollziehen.
Wichtig dabei ist, eine Obergrenze für die Spalte In Bearbeitung festzulegen, damit das Team seine Kapazitäten nicht überschreitet. Die Teammitglieder wählen ihre Aufgaben nach dem Pull-Prinzip selbst. Aufgaben werden also nicht zugewiesen, sondern jedes Teammitglied ist selbst dafür verantwortlich, sich eine neue Aufgabe zu ziehen, wenn eine andere abgeschlossen wurde.
Auch Priorisierungen lassen sich auf einem Kanban-Board visualisieren: Mithilfe von Swimlanes wird dabei der Bereich In Bearbeitung horizontal durch Linien unterteilt. Der Bereich oberhalb dieser Linie gilt dann als Fastlane, das heißt, hier werden Aufgaben eingefügt, die besonders zeitintensiv sind bzw. schnell erledigt werden müssen.
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Kanban und Scrum: Was ist der Unterschied?
Beide Methoden werden im agilen Projektmanagement eingesetzt und sind miteinander kompatibel. Scrum ist allerdings als ein umfassenderes Framework zu verstehen, das Vorgaben hinsichtlich der Umsetzung, der Events und der Rollen macht. Kanban bietet mehr Gestaltungsspielraum und legt den Fokus auf die Optimierung des Prozessablaufs. Solange Kapazitäten vorhanden sind, können in Kanban jederzeit neue Aufgaben angelegt werden. Da Scrum auf Sprints basiert, werden dabei hingegen in der Regel keine neuen Aufgaben angenommen, solange ein Sprint läuft.
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Die 6 Kanban-Prinzipien
Bei der Kanban-Methode wird zwischen Prinzipien und Praktiken unterschieden, die häufig miteinander vermischt werden. Grundsätzlich lassen sich die Kanban-Prinzipien als die Grundpfeiler der Methode verstehen, während die Praktiken sich mit dem eigentlichen Workflow befassen.
Die Kanban-Prinzipien haben sich über die Jahre von zunächst drei bis zu den heutigen sechs entwickelt. Diese werden in zwei Gruppen unterteilt, in Change-Prinzipien und Service-Delivery-Prinzipien.
Change-Prinzip 1: Beginnen Sie damit, wo Sie sich im Moment befinden
Damit ist gemeint, dass man mit Kanban jederzeit starten kann, ohne erst langwierige Changeprozesse zu durchlaufen. Es geht immer erst einmal darum, den Workflow transparent zu machen und daraus Erkenntnisse zu ziehen, bevor alle Prozesse verändert werden.
Change-Prinzip 2: Einigen Sie sich auf inkrementelle, evolutionäre Veränderung
Dieses Prinzip nimmt in den Fokus, dass Kanban auf Kollaboration beruht und dass Vereinbarungen getroffen werden, die von allen mit hoher Eigenmotivation verfolgt werden. Dabei sollen Veränderungen evolutionär ablaufen, also in kleinen Schritten, statt radikal revolutionär.
Change-Prinzip 3: Ermutigen Sie auf jeder Ebene der Organisation dazu, Führung zu zeigen
Dieses Prinzip drückt aus, dass agile Transformation in der Regel nur dann funktioniert, wenn alle Beteiligten zu Lösungen beitragen. Nur dann kann ein nachhaltiger Wandel gelingen.
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Service-Delivery-Prinzip 1: Fokussieren Sie sich auf die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Kunden
Ihre Kunden und deren Probleme und Bedürfnisse wirklich zu verstehen, ist die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Kundenorientierung.
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Service-Delivery-Prinzip 2: Managen Sie die Arbeit, nicht die Menschen
Dieses Prinzip verdeutlicht den Stellenwert von selbstorganisierter Arbeit bei der Kanban-Methode. Teams sollen sich diesem Verständnis nach auf den Workflow konzentrieren und diesen auch selbst bei Bedarf optimieren.
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Service-Delivery-Prinzip 3: Behalten Sie alle Netzwerke im Blick
Teams sind immer in einem Netzwerk mit anderen Teams zu betrachten, denn es existieren in jedem Unternehmen gegenseitige Abhängigkeiten. Daher ist es sinnvoll, diese Netzwerke immer wieder zu betrachten, zu bewerten und ggf. zu optimieren.
Die 6 Kanban-Praktiken: So funktioniert die Kanban-Methode im betrieblichen Alltag
Die 6 Kanban-Praktiken machen Aussagen darüber, wie der Workflow in der Praxis umgesetzt werden kann.
1. Visualisierung
Mithilfe eines Kanban-Boards wird der gesamte Workflow in Echtzeit dargestellt: Jeder einzelne Schritt ist für alle Teammitglieder jederzeit sichtbar. Während Ihr Team mit einer Aufgabe beschäftigt ist, wandert die entsprechende Karte immer weiter von links nach rechts, bis die Spalte Erledigt erreicht ist. Probleme und mögliche Engpässe im Workflow werden so schnell sichtbar und können behoben werden.
2. Limitierung
Insgesamt sollte die Anzahl der Kanban-Karten überschaubar bleiben und es wird eine maximale Anzahl von Aufträgen festgelegt, die der Kapazität im Team entspricht. Ein neuer Auftrag darf erst dann angenommen werden, wenn eine Auftragskarte weiter nach rechts gewandert ist. Damit wird sichergestellt, dass der Workflow so effizient wie möglich bleibt.
3. Steuerung des Workflows
Kommt es während des Arbeitsprozesses zu Blockaden oder Engpässen, muss das Team sich darauf fokussieren und Lösungen erarbeiten. Werden die Arbeitsabläufe in dieser Weise kontinuierlich beobachtet, führt das langfristig dazu, dass die vorhandenen Kapazitäten optimal eingeteilt werden.
4. Prozessregeln
Die Regeln, nach denen Karten auf dem Kanban-Board bewegt werden dürfen, müssen explizit benannt werden, sodass alle Teammitglieder das gleiche Verständnis darüber haben. Wird eine Veränderung im Workflow nötig, muss auch diese neue Regel eindeutig für alle erkennbar sein.
5. Feedback
Kanban versteht sich als eine flexible Methode, die sich ständig weiterentwickelt. Daher gehören Feedbackschleifen und permanente Überprüfungen wesentlich zu diesem System, um frühzeitig auf Veränderungen reagieren zu können.
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6. Verbesserung
Kontinuierliche Verbesserung ist zentral für das Verständnis von Kanban. Man spricht hier auch von Kaizen. Letztendlich geht man bei Kanban davon aus, dass sich alle Prozesse immer noch weiter verbessern lassen, dass ein Optimum also nie erreicht wird.
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Für jede der genannten 6 Praktiken gibt es zahlreiche Techniken und Tools. Welche davon für Ihr Unternehmen geeignet sind, hängt ganz von Ihrer Organisation und Firmenkultur ab.
Vor- und Nachteile von Kanban
Kanban zeichnet sich besonders durch seine große Flexibilität aus: Es lässt sich schnell integrieren und anpassen. Zudem werden die Arbeitsabläufe permanent verbessert und der gesamte Workflow ist sehr transparent, auch für Außenstehende. Es ist jederzeit erkennbar, wie hoch die Auslastung des Teams ist, und der Prozess ist einfach und leicht verständlich.
Andererseits sind aber auch einige mögliche Nachteile zu nennen: So kann etwa die fehlende Zeitplanung zu Konflikten mit Deadlines führen. Bei sehr komplexen Aufgabenstellungen und bei größeren Teams kann es schnell unübersichtlich werden. Außerdem lässt sich Kanban nur in Unternehmen einsetzen, wo es grundsätzlich möglich ist, Kapazitäten zu verschieben, wenn Probleme an einer Station sichtbar werden. Denn sonst lassen sich Engpässe nicht sinnvoll bearbeiten, und während an der einen Stelle Überforderung eintritt, kann es an einer anderen Stelle dann zu Leerlauf kommen – und das wäre natürlich kontraproduktiv.
