KI im Recruiting: teure Spielerei oder nützlicher Effizienzbooster?

Fragt man ChatGPT nach den Vorteilen von KI im Recruiting, fällt die Antwort eindeutig aus: Digitale Bewerbermanagementsysteme, Machine-Learning-Algorithmen, HR-Chatbots und andere Technologien beschleunigen die Talentsuche, erleichtern die Auswahl qualifizierter Fachkräfte und verbessern die Entscheidungsqualität und die Chancengleichheit im Bewerbungsprozess. Trotzdem stehen viele Unternehmen dem Einsatz von künstlicher Intelligenz im Personalwesen skeptisch gegenüber. Sie scheuen die Kosten, befürchten Datenschutzprobleme und Ablehnung seitens der Arbeitnehmer*innen. Doch sind diese Vorbehalte tatsächlich gerechtfertigt?

KI-Lösungen in der HR-Abteilung: Zukunftsmusik oder Branchenstandard?

Künstliche Intelligenz gehört zu den meistdiskutierten Themen auf dem deutschen Arbeitsmarkt. In vielen großen Produktionsunternehmen sind AI-Lösungen schon jetzt fester Bestandteil des Berufsalltags. Laut einer ifaa-Studie nutzt jeder zweite Betrieb mit über 1.000 Mitarbeitenden KI, weitere 38 Prozent befinden sich in der Implementierungsphase. In deutschen HR-Abteilungen dagegen ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz weit weniger verbreitet, wie eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation zeigt. Vor allem autonom agierende und eigenständig entscheidende KI-Systeme sind im Personalwesen noch die absolute Ausnahme. „Deutschland hinkt bei diesem Thema hinterher“, sagt Indeed-Recruiting-Experte Tim Verhoeven in einem Interview mit dem Tagesspiegel. Nur wenige Unternehmen verfügen über ausreichende Datenmengen, um die KI-Systeme zuverlässig zu trainieren.

Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob die personenbezogenen Daten der Bewerber*innen überhaupt in die KI eingespeist werden dürfen. Schließlich erlaubt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Weiterverarbeitung nur für vorher festgelegte Zwecke, also beispielsweise bis zur Besetzung einer freien Stelle. Danach müssen die Daten aus dem System gelöscht werden. Zudem schützt Artikel 22 DSGVO die Arbeitnehmenden vor ausschließlich automatisiert getroffenen Entscheidungen und somit auch vor Profiling. Bis der vom Europäischen Parlament beschlossene AI Act als neue Verordnung zu Künstlicher Intelligenz frühestens 2026 in Kraft tritt, bleibt die geschäftliche Anwendung von manchen KI-Tools in der HR-Abteilung eine rechtliche Grauzone.

Trotzdem müssen Personalverantwortliche nicht auf die Nutzung von künstlicher Intelligenz verzichten. Je nach Recruiting-Phase können sie KI beispielsweise zur Prozessoptimierung oder zur Analyse zweckgebundener Daten nutzen. In einer repräsentativen Umfrage der IU Internationalen Hochschule glauben fast zwei Drittel der Teilnehmer*innen an die steigende Relevanz von KI im Personalwesen. Auch Indeed-Experte Verhoeven ist überzeugt, dass gut gemachte und sinnvoll eingesetzte Lösungen den Recruitern mehr Zeit verschaffen, um sich wirklich mit den Bewerber*innen zu beschäftigen.

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KI beschleunigt die Bewerbersuche

Am häufigsten kommt KI im Recruiting bis dato bei der Optimierung von Stellenanzeigen zum Einsatz. Laut einer Befragung des Ethikbeirats HR-Tech nutzen bereits 14 Prozent der Arbeitgeber die Tools flächendeckend, um gezielt geeignete Talente anzusprechen. Weitere 17 Prozent befinden sich in der Pilot- oder Planungsphase.

In einer Studie der Universität Bamberg gehen 80 Prozent der Unternehmen davon aus, dass offene Stellen durch die Digitalisierung des Bewerbungsprozesses schneller besetzt werden können. Angesichts des Fachkräftemangels spielt der Faktor Zeit eine entscheidende Rolle für den Recruiting-Erfolg. Mit 200 Millionen unbesetzten Arbeitsplätzen erreichte der Personalbedarf in Deutschland Ende 2022 ein Allzeithoch. Laut eines Berichts der Bundesagentur für Arbeit bleiben Stellen für Akademiker*innen im Durchschnitt rund 90 Tage ohne passende Besetzung, Jobangebote für Fachkräfte mit Berufsausbildung weisen mit 127 Tagen eine noch höhere Vakanzzeit auf.

Chatbot-Recruiting ist auf dem Vormarsch

Auf Platz 2 der gängigsten KI-Lösungen landen HR-Chatbots. Die virtuellen Helfer beantworten auf den Karriereseiten der Unternehmen die Fragen der Jobsuchenden, beraten über offene Stellen und zeigen die nächsten Karriereschritte auf. Sie stehen rund um die Uhr zur Verfügung, sprechen bei Bedarf mehrere Sprachen und erleichtern damit auch das internationale Recruiting. Darüber hinaus gehört das Aufspüren passiver Talente auf Social-Media-Kanälen zu den Aufgaben der HR-Chatbots. Sie stellen den Kontakt zu Fachkräften her, die nicht aktiv nach einem neuen Arbeitsplatz suchen, sich aber dennoch einen Jobwechsel vorstellen können. In der Studie der Universität Bamberg sind sich neun von zehn Befragten einig, dass Chatbot-Recruiting in Zukunft an Bedeutung gewinnt.

Aufgrund der meist hohen Implementierungskosten lohnt sich die Einführung der Personal-Chatbots vor allem für große Unternehmen mit hohen Bewerberzahlen. Je mehr HR-Ressourcen für die Beantwortung sich wiederholender Standardfragen aufgewendet werden, desto sinnvoller kann eine Umstellung auf KI-Lösungen sein.

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KI macht die Bewerberauswahl effizienter

Die optimierten Stellenanzeigen oder der Recruiting-Chatbot waren erfolgreich und konnten neue Bewerber*innen für Ihr Unternehmen begeistern? Dann hilft künstliche Intelligenz in einem nächsten Schritt bei der Verwaltung der eingehenden Unterlagen. Bewerbermanagementsysteme mit KI-Technologien lesen Lebensläufe automatisch ein, identifizieren Kernkompetenzen und gleichen sie mit dem Anforderungsprofil des Unternehmens ab. Auf der Basis vordefinierter Kriterien filtern sie die passenden Kandidat*innen heraus und erstellen auf Wunsch eine Rangfolge der Top-Talente.

Bei Vorstellungsgesprächen kommen vereinzelt Stimm- oder Videoanalyse-Tools zum Einsatz, die Rückschlüsse auf bestimmte Persönlichkeitsmerkmale und relevante Soft Skills zulassen. Auch in Eignungstests und Assessment-Center sind KI-Tools zur Kompetenzbewertung integrierbar.

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KI verbessert das Onboarding und die langfristige Bindung

Mitarbeiterbindung beginnt mit erfolgreichem Onboarding. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz ermöglicht es den Personalverantwortlichen, sich in der so entscheidenden Anfangsphase auf die zwischenmenschlichen Bedürfnisse der Neuzugänge und den Aufbau einer emotionalen Beziehung zum Unternehmen zu konzentrieren. Administrative Tätigkeiten dagegen werden in einer geeigneten HRIS-Software automatisiert und fachliche Schulungen von virtuellen Agenten übernommen. HR-Chatbots klären neue Teammitglieder über organisatorische Fragen und typische interne Abläufe auf, nennen Ansprechpartner für Urlaubsanträge oder Krankschreibungen und informieren über anstehende Meetings oder Events.

Mit schnellem Feedback beschleunigt künstliche Intelligenz nicht nur die Anlernzeit, sondern auch die soziale Integration. Je wohler sich die Neuzugänge am Arbeitsplatz fühlen, desto zufriedener und motivierter gehen sie ihren täglichen Aufgaben nach. Und die Personalabteilung hat wieder mehr Kapazität für andere wichtige Aufgaben.

Nach einer bestimmten Zeit im Betrieb kann KI individuelle Maßnahmen zur Personalentwicklung und Lernangebote vorschlagen, die den Karrierefortschritt der Mitarbeiter*innen vorantreiben. Einige Unternehmen nutzen sogar Algorithmen, um die Wahrscheinlichkeit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses vorauszusagen.

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KI-Vorurteile mit Transparenz und Aufklärung entkräften

Sie befürchten, dass künstliche Intelligenz im Recruiting bei potenziellen Bewerber*innen auf Ablehnung stößt? Ihre Bedenken sind gerechtfertigt. In der bereits erwähnten Umfrage der IU Internationalen Hochschule löst das Thema bei knapp zwei Dritteln der Befragten negative Assoziationen aus. Sie halten KI-Lösungen für unpersönlich, fehleranfällig und intransparent. 43 Prozent der Teilnehmer*innen denken, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz den Bewerbungsablauf für sie verschlechtert.

Diesen Vorbehalten können Arbeitgeber mit Transparenz und Kommunikation entgegenwirken. Achten Sie darauf, dass Menschlichkeit und Einfühlungsvermögen im Bereich Human Resources nicht auf der Strecke bleiben. Stellen Sie den Bewerbenden echte Ansprechpersonen an die Seite, klären Sie über den genauen Einsatz der einzelnen KI-Tools im Einstellungsverfahren auf und holen Sie im Vorfeld die Zustimmung der Kandidat*innen ein. Auch ein Hinweis auf die Vorteile von KI im Recruiting ist hilfreich.

Mit den richtigen Daten trainierte AI-Lösungen sind frei von Vorurteilen und können Benachteiligungen aufgrund von Alter, Herkunft oder Geschlecht verhindern. Zwar zeigt ein vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und der Deutschen Akademie der Technikwissenschaften (acatech) unterstütztes Whitepaper, dass auch KI-Systeme nicht frei von Diskriminierung sind. Wenn in den letzten zehn Jahren in Ihrem Unternehmen beispielsweise mehr männliche Bewerber eingestellt wurden, stuft der Algorithmus aufgrund der eingespeisten Daten die Eigenschaft „männlich“ als positiv ein. Weibliche Kandidatinnen werden dementsprechend schlechter beurteilt. Trotzdem ist das Umprogrammieren technischer Systeme in den meisten Fällen leichter als das Aufbrechen menschlich erlernter Klischees, die nach wie vor in vielen Personalabteilungen vorherrschen.

KI als Wegbereiter für mehr Menschlichkeit im Recruiting

Mit Künstlicher Intelligenz wird „die Zukunft des Recruitings einfacher, schneller und menschlicher“, um es mit den Worten von Indeed-CEO Chris Hyams zu sagen. Was zunächst wie ein Paradox klingt, zeigt, dass der Schlüssel zum Erfolg in der Kombination von modernen Technologien und humanen Fähigkeiten liegt. Gute KI-Tools tragen zur Effizienzsteigerung und Entlastung der Personalabteilung bei, damit wieder mehr Zeit für den persönlichen Kontakt bleibt. Dass HR-Abteilungen ganz ohne menschliche Expertise, Problemlösungskompetenz und Empathie auskommen, ist aktuell nicht abzusehen.