Warum ist eine gute Personalbedarfsplanung so wichtig?

Fluktuation, Qualifikationsdefizite, Überbeschäftigung, geringe Produktivität und ein sich ständig verändernder Markt sind die größten Herausforderungen für Arbeitgeber. Diese Probleme können jedoch mit einem strategischen Personalplan entschärft werden.

Was genau ist ein Personalbedarfsplan?

Ein Personalbedarfsplan ist das Ergebnis eines strategischen Planungsprozesses, mit dem ein Unternehmen (in der Regel unter der Leitung der Personalabteilung) den Personalbedarf des Unternehmens ermittelt und bewertet. Mit anderen Worten: Ein guter Personalbedarfsplan hilft Ihnen zu verstehen, wie viel Personal mit welchen Qualifikationen und Fähigkeiten Ihr Unternehmen benötigt, um kurz- und langfristige Ziele zu erreichen. Ein Personalbedarfsplan gibt Antworten auf die Fragen:

• Welche Arbeiten müssen erledigt werden?
• Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wir einstellen?
• Welche Fähigkeiten und Erfahrungen sind erforderlich, um diese Arbeiten zu erledigen?
• Welche Qualifikationslücken müssen geschlossen werden (und gibt es Bereiche mit Redundanzen)?

Personalbedarfspläne können das gesamte Unternehmen umfassen oder sich auf kleinere Teams oder Abteilungen und sogar einzelne Projekte beziehen. Wenn sich die Geschäftsziele Ihres Unternehmens beispielsweise auf den Ausbau des Vertriebs im kommenden Jahr konzentrieren, kann ein Personalbedarfsplan dazu beitragen, die Vertriebsabteilung auf dieses Wachstum vorzubereiten, damit die richtigen Mitarbeiter∗innen mit den richtigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt an Bord geholt werden. Und zwar bevor es eng wird. So kann der Rekrutierungsprozess in Ruhe angegangen werden und eine entsprechend gründliche Einarbeitung erfolgen. Hiervon kann Ihr Unternehmen nur profitieren.

Was kann eine gute Personalbedarfsplanung noch?

Ein klarer Personalbedarfsplan hilft, Probleme zu vermeiden, die Ihr Wachstum verzögern oder die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen beeinträchtigen könnten, was zu unzufriedenen Kunden und verpassten Geschäftsmöglichkeiten führen könnte. Personalbedarfspläne helfen Unternehmen nicht nur bei der effektiven Anwerbung und Einstellung von Personal und der Personalentwicklung, sondern auch bei der Budgetierung und bei finanziellen Entscheidungen innerhalb des Unternehmens. Weitere positive Effekte einer guten Personalbedarfsplanung sind:

• Senkung der Arbeitskosten und Maximierung der Produktivität
• Beseitigung von Qualifikationsdefiziten
• Steigerung des Mitarbeiterengagements
• Erhöhung der Mitarbeiterbindung
• Verringerung der Fluktuation
• Verbesserung der Kundenerfahrung
• Steigerung des Unternehmenswachstums

Wie Sie Ihren Personalbedarf ermitteln

Eine gute Planung des Personalbedarfs besteht aus diesen drei Komponenten:

• Zuerst bestimmen Sie Ihren aktuellen Personalbestand, inkl. vorhandenen Qualifikationen und Fähigkeiten.
• Dann ermitteln Sie den künftigen Personalbedarf anhand Ihrer Unternehmensziele.
• Letztlich identifizieren Sie die Lücken zwischen Bestand und Bedarf.

Sobald Sie Ihren Personalbedarf ermittelt haben, können Sie Empfehlungen aussprechen, wie Sie diesen Bedarf decken können, zum Beispiel durch Anwerbung und Einstellung neuer Talente, interne Beförderungen, Schulungen und Mitarbeiterentwicklung oder die Aufnahme von externen Vertragspartnern in Ihr Team. Diese Prognosen und Empfehlungen helfen Ihnen bei der Entwicklung eines umfassenden Personalplans für Ihr Unternehmen. Anhand der folgenden Schritte erfahren Sie, wie Sie den Personalbedarf berechnen und einen Plan für die Zukunft erstellen können.

1. Identifizieren Sie Ihre Unternehmensziele

Bevor Sie sich mit Personalbedarfsplänen und Änderungen befassen, müssen Sie wissen, welche übergeordneten Ziele Ihr Unternehmen verfolgt. Diese Ziele werden in der Regel in einem strategischen Geschäftsplan dargelegt. Nutzen Sie diesen Plan, um die Ziele des Unternehmens zu klären und den Personalbedarfsplan entsprechend auszurichten. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel die Eröffnung eines neuen Standorts plant, müssen Sie möglicherweise das derzeitige Personal versetzen oder neue Mitarbeiter∗innen einstellen, um diese Aufgaben zu erfüllen. Der Geschäftsplan wird bei diesen Entscheidungen zur Personalsituation hilfreich sein.

2. Ermitteln Sie Ihre aktuelle Personalsituation

Um einen Personalbedarfsplan zu erstellen, müssen Sie zunächst Ihre aktuelle Personalsituation kennen. Wenn Sie über eine solide Personaldatenbank verfügen, könnte dieser Schritt relativ einfach sein. Wenn Sie jedoch Personalinformationen aus mehreren Quellen zusammentragen müssen, dann müssen diese Daten zunächst zusammengeführt werden. Arbeiten Sie hier gegebenenfalls mit Abteilungsleiter∗innen und Vorgesetzten zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre Personaldaten korrekt und vollständig sind. Sobald Sie Ihre Personaldaten zusammengestellt haben, können Sie das aktuelle Personalumfeld bewerten und damit beginnen, umsetzbare Kennzahlen aus den Daten zu ziehen. Wichtige Kennzahlen hierbei sind:

• Die Anzahl der Mitarbeiter∗innen
• Verteilung des Personals (Teamgröße und wer wo arbeitet)
• Qualifikationen und Kompetenzen der Belegschaft
• „High Performer“ und potenzielle Führungskräfte
• „Low Performer“ oder Personen, bei denen eine Kündigung wahrscheinlich ist
• Alter und Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (um die Zahl der Pensionierungen vorwegzunehmen)

Die Auswertung dieser Daten hilft Ihnen, die aktuelle Personalsituation besser zu verstehen und den Personalbedarf und die Chancen für die Zukunft besser zu erkennen.

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3. Prognose des künftigen Personalbedarfs

Nachdem Sie Ihre aktuelle Personalsituation bewertet haben, ist es an der Zeit, einige Prognosen über Ihren zukünftigen Personalbedarf zu erstellen. Bei der Bewertung des Personalbedarfs sollten Sie die Faktoren berücksichtigen, die sich auf Entscheidungen und Möglichkeiten der Personalbesetzung auswirken können, zum Beispiel:

• Kurz-, mittel- und langfristige Unternehmensziele
• Fluktuationsraten und -prognosen
• Erwartete Fusionen oder Übernahmen
• Markteinführung neuer Produkte
• Unternehmensinvestitionen (zum Beispiel neue Technologien)
• Veränderungen in der Wirtschaft
• Wettbewerber, die wichtige Talente anziehen
• Arbeitskosten in der Branche
• Arbeitslosenquote

All diese internen und externen Faktoren können die Belegschaft und Ihren Personalbedarf beeinflussen.

4. Schauen Sie, wo sich Lücken auftun

Wenn Sie die aktuelle Personalsituation und den zukünftigen Personalbedarf analysiert haben, können Sie die beiden Berichte auf Lücken hin vergleichen. Mit anderen Worten: Schauen Sie, wo Ihr Personal jetzt steht und wo es gebraucht wird. Welche Diskrepanzen gibt es? Brauchen Sie mehr Personal? Fehlen Ihrer derzeitigen Belegschaft Fähigkeiten, die Sie in Zukunft benötigen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen?

5. Erstellen Sie den eigentlichen Personalbedarfsplan

Nach Abschluss der Analyse des Personalbedarfs können Sie nun einen Personalbedarfsplan erstellen. Ihr Personalbedarfsplan könnte Empfehlungen für die Einführung eines unternehmensweiten Schulungsprogramms enthalten, um Qualifikationsdefizite zu beseitigen oder für die Entwicklung von Nachfolgeregelungen, um Übergaben nach Pensionierungen oder Beförderungen zu rationalisieren. Arbeiten Sie während dieses Prozesses mit den Führungskräften des Unternehmens zusammen, um einen strategischen Personalbedarfsplan zu erstellen, der mit den Zielen der Kultur und dem Auftrag des Unternehmens in Einklang steht.

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Fazit: Stark in die Zukunft dank einer guten Personalbedarfsplanung

Ein strategischer Personalbedarfsplan kann für Ihr Unternehmen und die Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von großem Nutzen sein. Wenn Sie die in diesem Beitrag beschriebenen Tipps befolgen, wird Ihr Unternehmen alle Vorteile eines strategischen Personalbedarfsplans nutzen können und besser auf interne und externe Veränderungen reagieren.