Definition Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung dient dazu, eine Prognose darüber zu erstellen, wie viele Arbeitskräfte mit welcher Qualifikation zu einem gewissen Zeitpunkt in einem bestimmten Bereich eines Unternehmens benötigt werden. Es geht also darum, sowohl den qualitativen als auch den quantitativen Bedarf an Mitarbeiter*innen abzuschätzen, und zwar kurz-, mittel- und langfristig. Damit ist die Personalbedarfsplanung ein wichtiges Instrument der Personalplanung, die wiederum die Umsatzplanung erleichtert.
Ziel einer professionellen Personalbedarfsplanung ist somit immer, dafür zu sorgen, dass das passende Personal mit der entsprechenden Qualifikation in ausreichender Anzahl zur richtigen Zeit zur Verfügung steht. Dabei müssen natürlich auch die vorhandenen Ressourcen effizient eingesetzt werden, um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu sichern.
Die Personalbedarfsplanung bildet somit auch die Grundlage für die Personalentwicklung, Personalsuche und auch die Personalbindung.
Die 5 Phasen der Personalbedarfsermittlung
Generell wird in der Fachliteratur von fünf Phasen gesprochen, die für eine erfolgreiche Personalbedarfsplanung entscheidend sind.
1. Strategische Zielsetzung
Wie viele Mitarbeiter*innen werden in einem definierten Zeitraum für die anfallende Arbeit benötigt? In Anforderungsprofilen werden die Qualifikationen identifiziert, die dafür gebraucht werden (s. qualitative Personalbedarfsplanung). Auch der Ort der Arbeit (Abteilung, Niederlassung, Team) wird definiert.
2. Personalbedarfsanalyse
Vor der Personalbedarfsplanung sollte immer eine gründliche Analyse stehen, denn je detaillierter Sie wissen, wie die aktuelle Personalsituation aussieht, umso effizienter können Sie planen. Damit vermeiden Sie teure Leerzeiten – wenn also zu viele Beschäftigte zu wenig zu tun haben – bzw. eine Unterbesetzung, die zu Stress in der Belegschaft und damit häufig zu hohen Krankenständen führt. Auch die Kundenbeziehungen können leiden, wenn die Servicequalität auf Grund von fehlendem Personal erheblich nachlässt.
Bei Ihrer Personalbedarfsanalyse sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:
Bestimmung der Bedarfstreiber und Umrechnung in benötigte Personalstunden
Können Sie genau sagen, wie viele Geschäftsvorfälle innerhalb eines definierten Zeitraums bearbeitet werden müssen? Vielleicht ist es in Ihrem Unternehmen sinnvoller, geleistete Stunden oder erwirtschaftete Umsätze in Relation zum eingesetzten Personal zu betrachten oder andere aussagekräftige Kennzahlen zu finden.
Ermittlung von Bedarfsprofilen
Ein Durchschnittswert hat in vielen Unternehmen nur begrenzte Aussagekraft, da der Personalbedarf saisonabhängig schwanken kann oder kurzfristige Flexibilität benötigt wird. Deshalb ist es wichtig, auch die Zeitschiene zu berücksichtigen und die Bedarfe auf Wochen- oder sogar Tagesebene zu betrachten. Nur so lässt sich eine einigermaßen gesicherte Prognose für den Personalbedarf ermitteln.
Netto- und Bruttopersonalbedarf
Bei der Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs, also des Bedarfs, der notwendig ist, um die anfallenden Arbeitsaufgaben zu erfüllen, geht es einerseits um den Einsatzbedarf: Wie viel Personal mit einer bestimmten Qualifikation wird gebraucht, um die jeweiligen Aufgaben zu erledigen? Andererseits muss der Reservebedarf geklärt werden: Wie viel Personal muss man in Reserve halten, um Urlaub und Krankheitsfälle ausgleichen zu können?
Der Nettopersonalbedarf ist bestimmt durch die Differenz zwischen dem derzeitigen Ist-Stand und dem Bruttopersonalbedarf. Stimmen Ist- und Soll-Bestand überein, spricht man von personeller Deckung, bei Abweichungen von Über- oder Unterdeckung.
Das lässt sich in folgender Formel zusammenfassen:
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf + Zusatzbedarf
Personalbestand = Anzahl Mitarbeitende im Unternehmen + Ersatzbedarf
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Ist-Personalbestand
3. Planerstellung
Auf der Grundlage der Personalbedarfsanalyse kann nun ein Plan erstellt werden, in dem die entsprechenden Maßnahmen definiert werden.
4. Umsetzung des Plans
Die Maßnahmen werden Schritt für Schritt umgesetzt.
5. Evaluierung und ggf. Anpassung
Die Maßnahmen werden fortlaufend evaluiert und gegebenenfalls an die sich verändernden Umstände angepasst.
Qualitative oder quantitative Personalbedarfsplanung
Grundsätzlich gibt es zwei Aspekte, die für die Personalbedarfsplanung wichtig sind: Zum einen muss geklärt werden, welche Qualitäten und Eigenschaften die Beschäftigten für ihre jeweilige Position im Unternehmen mitbringen müssen. Das ist der qualitative Personalbedarf. Zum anderen ist es wichtig, den quantitativen Personalbedarf zu ermitteln, also in welcher Anzahl Arbeitskräfte benötigt werden.
Qualitative Personalbedarfsplanung
Bei der qualitativen Personalbedarfsplanung stehen die Kompetenzen und Kenntnisse von potenziellen und aktuellen Arbeitnehmer*innen im Fokus. Dafür sind drei Schritte notwendig:
- Sie definieren die Leistungen, die Ihre Beschäftigten zukünftig erbringen müssen.
- Darauf basierend werden die entsprechenden Anforderungen identifiziert.
- Daraus ergeben sich zuletzt die nötigen Qualifikationen.
In Ihre Überlegungen sollten Sie auch einbeziehen, welche Qualifikationen in Zukunft vermehrt oder vielleicht auch gar nicht mehr benötigt werden und welche Qualifikationsmaßnahmen für bestehende Mitarbeiter*innen ergriffen werden sollten. Es empfiehlt sich auch, die bereits im Unternehmen vorhandenen Qualifikationen zu evaluieren, um zu sehen, welche Kompetenzen neue Mitarbeiter*innen gegebenenfalls zur Ergänzung mitbringen sollten.
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Darüber hinaus erlaubt Ihnen die qualitative Personalbedarfsermittlung auch zu sehen, ob Aufgaben durch externe Mitarbeiter*innen abgedeckt werden können, etwa durch Freelancer oder über Zeitarbeit oder durch Outsourcing.
Neben den fachlichen Kompetenzen ist es auch sinnvoll, physische und psychische Qualitätsmerkmale festzulegen, wie zum Beispiel Belastbarkeit, logisches Denken, Motivation, Kommunikationsfähigkeiten, Zuverlässigkeit usw. Diese Soft Skills lassen sich durch Testverfahren ermitteln, die am Markt in großer Zahl vorhanden sind.
Die qualitative Personalbedarfsermittlung ist ein wichtiges Hilfsmittel, wenn es um die Ausschreibung von offenen Positionen geht, weil Sie damit ein klares Kompetenzprofil für Ihre zukünftigen Mitarbeiter*innen erstellen können. Das reduziert Streuverluste bei der Suche nach geeigneten Kandidat*innen.
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Quantitative Personalbedarfsplanung
Bei der quantitativen Personalbedarfsplanung geht es in erster Linie darum, wie viele neue Mitarbeiter*innen benötigt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen. In die Berechnungen werden auch die aufgelaufenen Überstunden einbezogen. Hinzu kommt eine Prognose zu Ausfällen aufgrund von Kündigungen, Mutterschutz, internen Versetzungen usw.
Bei einem positiven Wert wissen Sie, dass Sie mehr Personal für den definierten Zeitrahmen benötigen, bei einem negativen Wert haben Sie einen Überschuss an Beschäftigten und müssen sich mit Maßnahmen beschäftigen, um den Head Count zu reduzieren.
Maßnahmen bei Unterbesetzung:
- Stellenausschreibungen und Verteilung auf verschiedene Kanäle
- Steigerung der Effizienz durch Prozessoptimierungsmaßnahmen
- Interne Versetzungen
- Einsatz von Leiharbeitnehmer*innen und/oder Teilzeitkräften
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Maßnahmen bei Überbesetzung:
- Freisetzungen
- Vorruhestandsregelungen
- Interne Versetzungen
- Neue Aufgabenverteilung innerhalb des Teams / des Unternehmens
- Flexiblere Arbeitszeitmodelle (auch Kurzarbeit)
- Sabbaticals
Mit einer professionellen Personalbedarfsplanung sind Sie für solche Fälle gewappnet und können flexibel reagieren.
