Was ist Personalplanung?

Personalplanung gliedert sich in zwei Bereiche:

• Personalbestandsplanung: Erfasst den aktuellen Personalbestand, Qualifikationen und Einsatzbereiche der Mitarbeitenden. Ziel ist es, den IST-Zustand der Belegschaft zu kennen.
• Personalbedarfsplanung: Ermittelt durch die Bedarfsplanung, wie viele Mitarbeitende mit welchen Fähigkeiten künftig benötigt werden, um Unternehmensziele effizient zu erreichen.

Beide Schritte sind notwendig, um Engpässe oder Überbesetzungen zu vermeiden und Personalmaßnahmen wie Neueinstellungen, Versetzungen oder Schulungen rechtzeitig einzuplanen.

Warum ist die Personalbedarfsplanung so wichtig?

Die Personalbedarfsplanung zeigt, wie viele Mitarbeitende ein Unternehmen benötigt, um seine strategischen Unternehmensziele zu erreichen. Wenn Sie den Personalbedarf berechnen, sorgen Sie dafür, dass Projekte, neue Abteilungen oder Großaufträge reibungslos umgesetzt werden können. Engpässe in der Personaldecke werden vermieden und die langfristige Erfolgssicherung wird unterstützt. Gleichzeitig lassen sich Kosten und Ressourcen effizient planen.

Unternehmen stehen heute vor dynamischen Herausforderungen:

• Schwankendes Auftragsvolumen und wechselnde Projektanforderungen
• Automatisierung, die den Personalbedarf senken kann
• Plötzliche Personalbedarfssteigerungen bei neuen Projekten oder durch eine Wachstumsstrategie
• Gewinnung von Großkunden oder steigende Kundenzahlen, die den Bedarf erhöhen

Eine flexible Personalplanung ermöglicht, schnell auf Schwankungen zu reagieren, Mitarbeitende optimal einzusetzen und Personalengpässen vorzubeugen, sodass Unternehmen handlungsfähig bleiben.

Personalbedarf berechnen: Schritte und Formeln

Die Personalbedarfsplanung erfolgt in fünf Schritten. Tools wie Excel-Vorlagen, spezielle HR-Software und konkrete Daten aus der Personalverwaltung unterstützen Sie dabei.

Schritt 1: Planungshorizont festlegen

Zunächst bestimmen Sie den Zeitraum, für den Sie planen:

• Operativ: 3–6 Monate, z. B. kurzfristige Projekte oder saisonale Spitzen im Einzelhandel. Hier werden konkrete Einsatzpläne für bestehende Mitarbeitende erstellt.
• Strategisch: 1–3 Jahre, z. B. bei Unternehmenswachstum oder Umstrukturierungen. Der Bedarf wird eher prognostiziert und mit der langfristigen Personalstrategie abgestimmt.

Beispiel: Ein Onlineshop plant für die Weihnachtszeit zusätzliche Lagermitarbeitende (operativ). Der operative Horizont beträgt 3 Monate, während das strategische Ziel die langfristige Skalierung des Teams ist.

Schritt 2: Unternehmensstrategie und Ziele festlegen

Die Personalbedarfsplanung muss eng an der Personalstrategie und den Unternehmenszielen ausgerichtet sein. Nur so lassen sich der quantitative und qualitative Personalbedarf zuverlässig ermitteln und die Personaldecke an die zukünftigen Anforderungen anpassen.

Praxisbeispiel: Ein Softwareunternehmen möchte international expandieren. Daraus ergibt sich ein Bedarf an Vertriebs- und Marketingmitarbeitenden mit Fremdsprachenkenntnissen. Die Personalplanung stellt sicher, dass diese Positionen rechtzeitig besetzt werden.

Schritt 3: Qualitativen und quantitativen Personalbedarf berechnen

Nun wird bestimmt, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen benötigt werden. Im Rahmen der Planung des qualitativen Personalbedarfs wird analysiert, welche Fähigkeiten und Kenntnisse benötigt werden und ob Teammitglieder diese bereits mitbringen, sich durch Umschulung oder Weiterbildung aneignen können oder ob Neueinstellungen nötig bzw. sinnvoll sind.

Bei der quantitativen Personalbedarfsplanung geht es rein um die Anzahl der benötigten Mitarbeiter*innen. Dies beinhaltet eine Analyse der Aufgaben, Arbeitszeiten und Arbeitsaufwände unter Berücksichtigung von Schichtmodellen, Projektfristen und eventuellen Ausfallzeiten. Der quantitative Personalbedarf kann in folgende Kategorien eingeteilt werden:

• Der Einsatzbedarf: Beschreibt die Kernbelegschaft, die für den täglichen Betrieb erforderlich ist.Formel: Einsatzbedarf = (Menge x Zeit) : RegelarbeitszeitBeispiel: Für 1.000 Stück eines Produkts, je 8 Stunden Arbeitsaufwand, bei 40 Stunden Wochenarbeitszeit und 8 Wochen Produktionszeit:Einsatzbedarf = (1.000 x 8) : (40 x 8) = 25

  Es werden also 25 Vollzeitkräfte benötigt.

• Der Verteilzeitfaktor: Im Verteilzeitfaktor sind alle Fehlzeiten sowie alle Beschäftigungen zusammengefasst, die Mitarbeitende daran hindern, ihre Kernaufgaben wahrzunehmen. Dazu gehören zum Beispiel Urlaubstage, Feiertage, Krankheitstage, Fortbildungen und Betriebsversammlungen.Formel: Verteilzeitfaktor = (Fehlzeiten x 100) : reale ArbeitstageMit dieser Kennzahl lässt sich ermitteln, wie viele Stunden oder Personen zusätzlich benötigt werden, um Ausfälle auszugleichen.Beispiel:
  • Fehlzeiten eines Mitarbeiters: 45 Tage (Krankheit, Urlaub, Fortbildung, Feiertage)
  • Reale Arbeitstage: 216

  Verteilzeitfaktor = (45 x 100) : 216 = 20,83 %

• Der Reservebedarf: Damit sind Arbeitskräfte gemeint, die Arbeitsausfälle ausgleichen, beispielsweise durch Krankheit, Elternzeit, Fortbildung und Urlaub.Formel: Reservebedarf = Einsatzbedarf × (Verteilzeitfaktor : 100)Beispiel:
  • Einsatzbedarf: 25 Mitarbeitende
  • Verteilzeitfaktor: 20,83 % (berechnet aus den geplanten Fehlzeiten)

  Reservebedarf = 25 × (20,83 : 100) ≈ 5,2

  Es werden rund 5 zusätzliche Mitarbeitende benötigt, um den Einsatzbedarf trotz Fehlzeiten zu decken. Diese Reserve sorgt dafür, dass Projekte und tägliche Aufgaben reibungslos weiterlaufen, selbst wenn Mitarbeitende zeitweise ausfallen.

• Der Zusatzbedarf: Der Zusatzbedarf beschreibt Arbeitskräfte, die nur phasenweise benötigt werden, z. B. in saisonalen Spitzenzeiten, bei kurzfristigen Großaufträgen oder projektbezogen. Er sorgt dafür, dass das Unternehmen flexibel auf schwankende Anforderungen reagieren kann, ohne die Kernbelegschaft zu überlasten.Formel: Zusatzbedarf = Einsatzbedarf in Spitzenzeiten − normaler EinsatzbedarfBeispiel:
  • Normaler Einsatzbedarf: 25 Mitarbeitende
  • In der Hochsaison benötigt die Abteilung 30 Mitarbeitende

  Zusatzbedarf = 30 – 25 = 5

  Es werden 5 zusätzliche Mitarbeitende benötigt, um die zeitweise höhere Arbeitslast zu bewältigen. Diese könnten durch temporäre Verträge, Überstunden oder saisonale Hilfskräfte abgedeckt werden, damit die Abteilung alle Aufgaben termingerecht erledigen kann.

• Der Neubedarf: Der Neubedarf entsteht, wenn ein Unternehmen neue Abteilungen eröffnet, Produktionskapazitäten erweitert oder dauerhaft zusätzliche Arbeitskräfte benötigt, um das Unternehmenswachstum zu unterstützen. Im Gegensatz zum Zusatzbedarf handelt es sich hier um dauerhafte Stellen, nicht um temporäre Spitzenabdeckung.Formel: Neubedarf = Benötigte neue Mitarbeitende für Erweiterung oder neue ProjekteBeispiel:
  • Eine Firma eröffnet eine neue Abteilung, in der langfristig 10 Mitarbeitende benötigt werden
  • Aktuell stehen keine zusätzlichen Ressourcen zur Verfügung

  Neubedarf = 10 – 0 = 10

  Es müssen 10 neue Mitarbeitende eingestellt werden, um die neue Abteilung betriebsbereit zu machen. Diese Planungen fließen direkt in die Personalbeschaffung und Budgetplanung ein.

• Der Ersatzbedarf: Ersatzbedarf entsteht, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen – zum Beispiel durch Pensionierung, Kündigung oder interne Versetzungen. Ziel ist es, die frei werdenden Stellen zeitnah zu besetzen, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten.Formel: Ersatzbedarf = Anzahl der ausscheidenden Mitarbeitenden pro ZeitraumBeispiel:
  • In einem Team von 50 Mitarbeitenden gehen 3 Personen in den Ruhestand
  • 1 weiterer kündigt, 2 weitere wechseln in andere Abteilungen

  Ersatzbedarf = 3 + 1 + 2 = 6

  Es müssen 6 neue Mitarbeiter*innen eingestellt oder intern ersetzt werden, um die Teamstärke und Arbeitsfähigkeit zu sichern. Diese Berechnung hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen und den Rekrutierungsprozess zu starten.

• Der Minderbedarf: Minderbedarf entsteht, wenn ein Unternehmen mehr Mitarbeitende beschäftigt, als aktuell benötigt werden. Ursachen können sein: Automatisierung, sinkendes Auftragsvolumen oder Prozessoptimierungen. Ziel ist es, Überbesetzungen zu vermeiden, ohne den Betrieb zu gefährden. In diesem Fall müssen in der Regel Angestellte durch eine höfliche Kündigung entlassen werden.Formel: Minderbedarf = aktuelle Mitarbeiterzahl − tatsächlich benötigte MitarbeiterzahlBeispiel:
  • Ein Produktionsbereich hat aktuell 40 Mitarbeitende
  • Berechneter Personalbedarf aufgrund neuer Maschinen und effizienterer Abläufe: 35 Mitarbeitende

  Minderbedarf = 40 − 35 = 5

  Es besteht ein Überhang von 5 Mitarbeitenden. Das Unternehmen kann überlegen:

  • Teilzeitmodelle anzupassen
  • Überstunden zu reduzieren
  • Auf natürliche Fluktuation zu warten, bevor Neueinstellungen stattfinden
  • Gegebenenfalls Weiterqualifizierung anzubieten, um Personal auf anderen Positionen einzusetzen

Bruttopersonal- und Nettopersonalbedarf

Der Bruttopersonalbedarf zeigt die Gesamtzahl der Mitarbeitenden, die benötigt wird, um alle Aufgaben trotz Fehlzeiten und Ausfällen abzudecken. Er ergibt sich aus Einsatzbedarf plus Reservebedarf. Der Nettopersonalbedarf zeigt, wie viele Mitarbeitende neu eingestellt oder reduziert werden müssen, um den Bruttopersonalbedarf zu erreichen.

Zum Beispiel: Einsatzbedarf 25 + Reservebedarf 5 ergibt einen Bruttopersonalbedarf von 30. Bei einem aktuellen Personalbestand von 28 ergibt sich daraus ein Nettopersonalbedarf von 2.

Berechnung nach Köpfen oder Vollzeitäquivalent

Es gibt zwei verschiedene Ansätze, um den Personalbedarf zu berechnen. Mit „Köpfen“ ist die Anzahl der Mitarbeitenden gemeint. Falls Sie in Ihrem Betrieb jedoch Vollzeit- und Teilzeitkräfte beschäftigen, liefert dieser Ansatz nur ungenaue Ergebnisse. Es empfiehlt sich daher, mit dem sogenannten Vollzeitäquivalent zu rechnen.

Das Vollzeitäquivalent

Das Vollzeitäquivalent beantwortet die Frage, wie viele Mitarbeitende Sie in Ihrem Unternehmen beschäftigen würden, wenn alle Vollzeit arbeiten würden. VZÄ ist die Abkürzung für Vollzeitäquivalent, doch die englische Abkürzung FTE (full-time equivalent) ist weiter verbreitet.

Vollzeitmitarbeiter*innen arbeiten 100 %, was 1,0 FTE entspricht. Sie definieren dabei selbst, was in Ihrem Unternehmen als Vollzeit gilt. Das können 40 Stunden oder auch 35 sein.

Ein Beispiel:

In einer Abteilung Ihres Unternehmens arbeiten drei Mitarbeiter*innen:

1. Mitarbeiter*in A arbeitet Vollzeit (= 40 Stunden)
2. Mitarbeiter*in B arbeitet Teilzeit (= 30 Stunden)
3. Mitarbeiter*in C arbeitet Teilzeit (= 20 Stunden)

Bei der Berechnung nach Köpfen kämen Sie auf das Ergebnis „3“.

Die Umrechnung in FTEs erfolgt so:

• Mitarbeiter*in A: 1,0 FTE
• Mitarbeiter*in B: 0,75 FTE
• Mitarbeiter*in C: 0,5 FTE

Die gesamte Arbeitskraft in dieser Abteilung liegt also bei 2,25 FTE.

Um weder Lieferengpässe zu haben, noch zu viele Angestellte zu bezahlen, ist es unerlässlich, regelmäßig den Personalbedarf zu berechnen. Die hier vorgestellten Formeln können Ihnen dabei behilflich sein.

Schritt 4: Ergebnisse der Planung in Maßnahmen umwandeln

Auf Basis der Berechnung ergeben sich konkrete Maßnahmen: Neueinstellungen, Versetzungen, Fortbildungsprogramme oder ggf. Reduzierungen. Ziel deren Umsetzung ist es, jederzeit die optimale Anzahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit den richtigen Qualifikationen zu sichern.

Schritt 5: Maßnahmen überprüfen

Regelmäßig (z. B. nach 6–12 Monaten) wird geprüft, ob die geplanten Maßnahmen erfolgreich waren:

• Soll-Ist-Vergleich: Wurden die benötigten Stellen besetzt?
• KPIs auswerten: Produktivität, Fehlzeiten, Projektabschlüsse
• Feedback aus Teams einholen
• Personalbedarf bei Abweichungen anpassen

Praxisbeispiel: Nach 6 Monaten zeigt der Soll-Ist-Vergleich, dass ein Entwicklerprojekt hinter dem Zeitplan liegt. Daraufhin werden entweder Freelancer*innen kurzfristig eingesetzt oder bestehende Mitarbeitende umverteilt.

Ermitteln Sie, welche Leistungen Sie von Ihren Mitarbeitenden erwarten, und überprüfen Sie dann, ob diese die nötigen Qualifikationen besitzen.

Falls sich Anforderungen und Realität zu stark unterscheiden, können Sie über Weiterbildungsmaßnahmen nachdenken oder nach neuen Talenten Ausschau halten.