Was ist Personalplanung?
Die Personalplanung setzt sich zusammen aus Personalbestandsplanung und Personalbedarfsplanung.
Die Personalbestandsplanung dient der Feststellung des IST-Stands der Personalsituation und trifft Prognosen über den Personalbestand bis zum Ende der Planungsperiode durch Erfahrungswerte und Schätzungen, diese werden dann zur Personalbedarfsplanung herangezogen.
Die Personalbedarfsplanung ermittelt den aktuellen und künftigen Bedarf an Mitarbeitenden. Dafür werden ausführliche Analysen durchgeführt. Voraussetzung für die Personalbedarfsplanung ist die Durchführung der Personalbestandsplanung.
Personalbedarf = aktueller Bestand + sicherer Zugänge – sicherer Abgänge
Warum ist Personalbedarfsplanung so wichtig?
Durch die Personalbedarfsplanung wird der zukünftige Bedarf an Mitarbeitenden ermittelt, der benötigt wird, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Das ist besonders dann wichtig, wenn eine neue Abteilung im Unternehmen eröffnet oder ein neues großes Projekt gestartet wird. Aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit sollten im Unternehmen weder kurz- und mittelfristig, noch langfristig Engpässe an Personal bestehen.
Unternehmen sind heute von starken Umbrüchen und wirtschaftlichem Wandel betroffen. Deshalb kann es zu vermindertem Personalbedarf kommen – sei es durch einen Einbruch des Auftragsvolumens oder durch die Automatisierung von Prozessen. Auf der anderen Seite kann das Auftragsvolumen auch plötzlich stark steigen – man denke nur an die Produzenten von FFP2-Masken während der Coronapandemie – sodass der Bedarf an Mitarbeitenden plötzlich rasant steigt.
Die fünf Schritte der Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung besteht aus fünf Schritten. Wir geben Ihnen im Folgenden einen kurzen Überblick über alle Schritte, bevor wir uns dem Schwerpunkt dieses Artikels, der Berechnung des Personalbedarfs, zuwenden:
Schritt 1: Den Planungshorizont festlegen
Legen Sie zunächst fest, für welchen Zeitrahmen Sie planen möchten. Die operative Planung ist kurzfristig angelegt und daher sehr präzise. Die strategische Planung hat dagegen einen langfristigen Horizont und eignet sich beispielsweise, falls größere Umstrukturierungen anstehen. Allerdings besteht hier immer die Gefahr, dass der Bedarf falsch eingeschätzt wird und später nachgebessert werden muss.
Schritt 2: Unternehmensstrategie und Ziele festlegen
Um den Personalbedarf realistisch einzuschätzen, müssen zunächst die Ziele und die Strategie des Unternehmens festgelegt werden.
Schritt 3: Den qualitativen und quantitativen Personalbedarf berechnen
Mit diesem Schritt beschäftigen wir uns weiter unten ausführlich.
Schritt 4: Die Ergebnisse der Planung in Maßnahmen umwandeln
Aus den Ergebnissen der Berechnung ergeben sich Maßnahmen für die Personalabteilung: Neueinstellungen oder Entlassungen, Fortbildungsmaßnahmen, etc.
Schritt 5: Die Maßnahmen überprüfen
Dieser letzte Schritt erfolgt erst nach einiger Zeit, beispielsweise nach einem Jahr, ist aber sehr wichtig. Überprüfen Sie, ob die Maßnahmen wirksam waren. Falls Sie Ihre Ziele dadurch nicht erreicht haben, gehen Sie zurück zu Schritt drei, berechnen Sie den Personalbedarf noch einmal und beziehen Sie die gemachten Erfahrungen ein.
Personalbedarfsrechnung
Der Personalbedarf beschreibt die Anzahl der Mitarbeitenden, die zur Erreichung der Unternehmensziele benötigt werden. Es wird zwischen quantitativem und qualitativem Personalbedarf unterschieden.
Quantitative Personalbedarfsplanung
Hier geht es rein um die Anzahl der benötigten Mitarbeiter*innen. Der quantitative Personalbedarf kann in sechs Kategorien eingeteilt werden:
- Der Einsatzbedarf: Diese Arbeitskräfte werden ständig benötigt, um die laufenden Arbeiten zu erledigen.
- Der Reservebedarf: Damit sind Arbeitskräfte gemeint, die Arbeitsausfälle ausgleichen, beispielsweise durch Krankheit, Elternzeit und Urlaube.
- Der Zusatzbedarf: Damit sind Arbeitskräfte gemeint, die nur phasenweise benötigt werden, beispielsweise bei einem Hotelbetrieb in der Urlaubssaison, oder in einem Fertigungsbetrieb, wenn ein zusätzlicher Großauftrag eingegangen ist.
- Der Neubedarf: Wenn das Unternehmen eine neue Abteilung bekommt oder die Kapazität erhöht wird, entsteht Bedarf an neuen permanenten Arbeitskräften.
- Der Ersatzbedarf: Wenn Personal durch Pensionierung oder Kündigung den Betrieb verlässt, entsteht Ersatzbedarf.
- Der Minderbedarf: Falls durch Automatisierung, Auftragseinbrüche oder ähnliche Prozesse mehr Mitarbeitende beschäftigt werden als benötigt, spricht man von Minderbedarf. In diesem Fall müssen in der Regel Angestellte entlassen werden.
Qualitative Personalbedarfsplanung
Hier geht es darum, welche Qualifikation die Mitarbeitenden jeweils haben müssen, in welchem Zeitraum sie benötigt werden und wo sie eingesetzt werden sollen. Ermitteln Sie, welche Leistungen Sie von Ihren Mitarbeitenden erwarten, und überprüfen Sie dann, ob diese die nötigen Qualifikationen besitzen. Falls Anforderungen und Realität zu weit auseinanderklaffen, können Sie über Weiterbildungsmaßnahmen nachdenken oder nach neuen Talenten Ausschau halten.
Fünf Formeln zum Berechnen des quantitativen Personalbedarfs
Um den Personalbedarf zu berechnen, werden die folgenden fünf Formeln benötigt:
1. Der Einsatzbedarf
Mit dem Einsatzbedarf ist die Anzahl an Mitarbeitenden gemeint, die mindestens benötigt werden, um alle Aufgaben in Ihrem Betrieb zu erledigen.
Formel zur Berechnung des Einsatzbedarfs:
Einsatzbedarf = (Menge x Zeit) : Regelarbeitszeit
2. Der Verteilzeitfaktor
Im Verteilzeitfaktor sind alle Fehlzeiten sowie alle Beschäftigungen zusammengefasst, die eine/n Mitarbeitende*n daran hindern, seine/ihre Kernaufgaben wahrzunehmen. Dazu gehören zum Beispiel Urlaubstage, Feiertage, Krankheitstage, Fortbildungen und Betriebsversammlungen.
Formel zur Berechnung des Verteilzeitfaktors:
Verteilzeitfaktor = (Fehlzeiten x 100) : reale Arbeitstage
3. Der Reservebedarf
Nachdem der Verteilzeitfaktor ermittelt wurde, kann der Reservebedarf berechnet werden. Er gibt an, wie viele Personen Sie zusätzlich zum Einsatzbedarf in Ihrem Betrieb beschäftigen sollten, um Fehlzeiten auszugleichen.
Formel zur Berechnung des Reservebedarfs:
Reservebedarf = Einsatzbedarf x (Verteilzeitfaktor : 100)
4. Der Bruttopersonalbedarf
Der Bruttopersonalbedarf beschreibt, wie viele Mitarbeitende benötigt werden, damit ein Unternehmen seine zuvor definierten Ziele erreicht. Zur Ermittlung dieses Bedarfs ist es unerheblich, wie viele Mitarbeitende zurzeit in dem Unternehmen beschäftigt sind. Der Bruttopersonalbedarf wird auch als optimaler Personalbestand bezeichnet.
Formel zur Berechnung des Bruttopersonalbedarfs:
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
5. Der Nettopersonalbedarf
Der Nettopersonalbedarf beschreibt die Anzahl an Personen, die entweder neu eingestellt oder entlassen werden müssen, um auf den Bruttopersonalbedarf zu kommen. Für die Berechnung werden also der Bruttopersonalbedarf und die Anzahl der zurzeit im Unternehmen arbeitenden Personen benötigt.
Formel zur Berechnung des Nettopersonalbedarfs:
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand
Ist das Ergebnis negativ, muss die entsprechende Anzahl an Mitarbeitenden entlassen werden, ist das Ergebnis positiv, müssen neue Leute eingestellt werden.
Beispielrechnungen
Anhand eines konkreten Beispiels zeigen wir Ihnen, wie die Formeln angewendet werden:
Ein Kunde bestellt das Produkt X. Er möchte 1000 Exemplare geliefert bekommen. Die Zeit, die für jedes Exemplar benötigt wird, beträgt 8 Stunden. Die Produktion soll innerhalb von 8 Wochen abgeschlossen sein. In der Abteilung, in der Produkt X produziert wird, arbeiten 28 Vollzeitangestellte.
Berechnung des Einsatzbedarfs:
Einsatzbedarf = (1000 Stück x 8 Stunden) : (40 Stunden Wochenarbeitszeit x 8 Wochen)
Der Einsatzbedarf beträgt somit 25, d. h. 25 Mitarbeitende müssten Vollzeit daran arbeiten, um den Auftrag zu erledigen.
Berechnung des Verteilzeitfaktors:
Der Verteilzeitfaktor wird pro Mitarbeiter*in betrachtet. Mitarbeiterin A war 10 Tage im Jahr krank, hatte 25 Tage Urlaub und war an zwei Tagen zur Fortbildung. Dazu kamen 8 Feiertage. Die gesamten Fehlzeiten betragen also 45 Tage.
Nun müssen die realen Arbeitstage ermittelt werden. Die fünftägige Arbeitswoche, die in diesem Betrieb üblich ist, hat zur Folge, dass weitere 104 Tage im Jahr die Produktion stillsteht.
365 – 104 – 45 = 216
Der Verteilzeitfaktor lautet also: (45 x 100) : 216 = 20,833333
Berechnung des Reservebedarfs:
Reservebedarf = 25 x (20,8333333 : 100) = 5,20833333 Mitarbeitende
Berechnung des Bruttopersonalbedarfs:
Bruttopersonalbedarf = 25 + 5,20833333
Der Bruttopersonalbedarf liegt also bei rund 30,2 Vollzeitmitarbeiter*innen
Berechnung des Nettopersonalbedarfs:
Nettopersonalbedarf = 30,2 – 28
Der Nettopersonalbedarf liegt also bei 2,2 Vollzeitmitarbeiter*innen. Das positive Ergebnis bedeutet, dass es etwas zu wenig Mitarbeitende gibt, um den Auftrag in der vorgesehenen Zeit abzuschließen. Aufgrund dieses Ergebnisses können Sie nun entscheiden, wie Sie vorgehen möchten. Mögliche Vorgehensweisen:
- Sie verhandeln einen längeren Lieferzeitraum.
- Sie stellen für die Zeit neue Mitarbeiter*innen ein.
- Vielleicht gibt es in einer anderen Abteilung Angestellte, die für zwei Monate aushelfen könnten, um Produkt X herzustellen.
- Sie verhängen eine Urlaubssperre für diese 8 Wochen und streichen mögliche Fortbildungen in diesem Zeitraum, um die Fehlzeiten zu verringern, und berechnen dann, ob Sie den gewünschten Liefertermin halten können, falls keine unvorhergesehenen Fehlzeiten hinzukommen.
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Berechnung nach Köpfen oder Vollzeitäquivalent
Es gibt zwei verschiedene Ansätze, um den Personalbedarf zu berechnen. Mit „Köpfen“ ist die Anzahl der Mitarbeitenden gemeint. Falls Sie in Ihrem Betrieb jedoch Vollzeit- und Teilzeitkräfte beschäftigen, liefert dieser Ansatz nur ungenaue Ergebnisse. Es empfiehlt sich daher, mit dem sogenannten Vollzeitäquivalenten zu rechnen.
Das Vollzeitäquivalent
VZÄ ist die Abkürzung für Vollzeitäquivalent, doch die englische Abkürzung FTE (full-time equivalent) ist weiter verbreitet.
Das Vollzeitäquivalent beantwortet die Frage, wie viele Mitarbeitende Sie in Ihrem Unternehmen beschäftigen würden, wenn alle Vollzeit arbeiten würden.
Vollzeitmitarbeiter*innen arbeiten 100 %, was 1,0 FTE entspricht. Sie definieren dabei selbst, was in Ihrem Unternehmen als Vollzeit gilt. Das können 40 Stunden oder auch 35 sein.
Ein Beispiel:
In einer Abteilung Ihres Unternehmens arbeiten drei Mitarbeiter*innen:
- Mitarbeiterin A arbeitet Vollzeit (= 40 Stunden)
- Mitarbeiter B arbeitet Teilzeit (= 30 Stunden)
- Mitarbeiterin C arbeitet Teilzeit (= 20 Stunden)
Bei der Berechnung nach Köpfen kämen Sie auf das Ergebnis „3“.
Die Umrechnung in FTEs erfolgt so:
- Mitarbeiterin A: 1,0 FTE
- Mitarbeiter B: 0,75 FTE
- Mitarbeiterin C: 0,5 FTE
Die gesamte Arbeitskraft in dieser Abteilung liegt also bei 2,25 FTE.
Um weder Lieferengpässe zu haben, noch zu viele Angestellte zu bezahlen, ist es unerlässlich, regelmäßig den Personalbedarf zu berechnen. Die hier vorgestellten Formeln können Ihnen dabei behilflich sein.