Was heißt FTE?

Die Abkürzung FTE steht für die englische Bezeichnung Full Time Equivalent und wird mit Vollzeitäquivalent übersetzt. Als Arbeitgeber können Sie damit die Gesamtarbeitszeit unabhängig von dem jeweils verfolgten Arbeitszeitmodell erfassen. Alle vorhandenen Teilzeitstellen werden dafür in fiktive Vollzeitstellen umgerechnet. Sie erhalten damit eine Kennzahl, die den Zeitwert der vorhandenen Stellen ausdrückt. Es geht also nicht um die tatsächliche Anzahl der Stellen.

Mit dem Vollzeitäquivalent wird die Mitarbeiterkapazität insgesamt berechnet. Um ein FTE in Arbeitszeit umzurechnen, wird in der Regel die durchschnittliche Arbeitszeit pro Werktag als Standard genommen. Ein FTE von 1,0 entspricht dabei der Arbeitszeit einer Vollzeitstelle, eine Teilzeitstelle mit 20 Wochenstunden entspricht also einem FTE von 0,5. Wenn alle Teilzeitstellen nach FTE erfasst und berechnet wurden, ergibt sich daraus die Anzahl fiktiver Vollzeitstellen. Mithilfe dieser Vergleichsgröße kann das Personalmanagement erfassen, über welche Personalkapazität das Unternehmen tatsächlich verfügt.

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Die FTE-Berechnung im Beispiel

Ein einfaches Rechenbeispiel verdeutlicht, wie die FTE-Berechnung sich in der Praxis auswirkt:

• Angenommen, in Ihrem Unternehmen sind 100 Mitarbeiter*innen beschäftigt, von denen 50 bei 40 Stunden pro Woche in Vollzeit arbeiten:
  50 * 1,0 = 50
  Das entspricht einem FTE von 50,0.
• 40 arbeiten in Teilzeit mit jeweils 20 Stunden pro Woche, werden also pro Person mit 0,5 erfasst:
  40 * 0,5 = 20
  Das entspricht einem FTE von 20,0.
• Die verbleibenden 10 arbeiten jeweils nur 10 Stunden pro Woche und werden deshalb mit einem Wert von 0,25 angesetzt:
  10 * 0,25 = 2,5
  Das entspricht einen FTE von 2,5.

Insgesamt beträgt das Vollzeitäquivalent in diesem Beispiel also 50 + 20 + 2,5 = 72,5.

FTE-Berechnung: So gehts

Möchten Sie nun den FTE-Wert für Ihr Unternehmen berechnen, folgen Sie einfach dieser Formel:

(Gesamtstundenzahl aller Teilzeitmitarbeitenden + Gesamtstundenzahl aller Vollzeitmitarbeitenden) / reguläre Stundenzahl im Zeitraum der Berechnung = FTE

Beim Zeitraum für die Berechnung wird üblicherweise eine tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden angelegt sowie 5 Tage pro Woche und 52 Wochen pro Jahr. Daraus ergibt sich eine Jahresarbeitszeit von 2.080 Stunden bei einer Vollzeitstelle als Basis für ein FTE von 1,0.

Bei der FTE-Berechnung wenden Sie nun die folgenden Schritte an:

1.     Berechnung der Gesamtzahl aller Teilzeitarbeitsstunden

Beispiel:

• 13 TZ-Beschäftigte mit einer Wochenarbeitszeit von 20 Stunden und 30 Arbeitswochen
• 6 TZ-Beschäftigte mit einer 25-Stunden-Woche und 40 Arbeitswochen

Sie rechnen also:

13 * 20 * 30 = 7.800

6 * 25 * 40 = 6.000

7.800 + 6.000 = 13.800 Teilzeitarbeitsstunden

2.     Berechnung der Gesamtzahl aller Vollzeitarbeitsstunden

Auch die Vollzeitstellen werden nun in die Berechnung miteinbezogen.

Beispiel:

• 47 VZ-Beschäftigte mit einer 40-Stunden-Woche und 52 Arbeitswochen

Also:

47 * 40 * 52 = 97.760 Vollzeitarbeitsstunden

3.     Addition der beiden Werte

Die Gesamtzahl aller geleisteten Arbeitsstunden erhalten Sie nun durch die Addition der beiden Werte:

13.800 (Teilzeitstunden) + 97.760 (Vollzeitstunden) = 111.560 Gesamtstunden

4.     FTE-Ermittlung

Im letzten Schritt teilen Sie nun die Gesamtstundenzahl durch die Anzahl der regulären Vollzeitstunden:

111.560 / 2.080 = 53,63

Das Vollzeitäquivalent im Beispielbetrieb liegt also bei 53,63. Mit anderen Worten: 66 Beschäftigte erbringen eine Personalkapazität von 53,63 pro Jahr.

Möchten Sie den FTE-Wert für einen anderen Zeitraum ermitteln, beispielsweise für einen Monat, passen Sie die entsprechende Zahl in der Formel einfach an.

Mit diesem Modell können Sie alle in Ihrem Betrieb vorhandenen Teilzeitformen erfassen und erhalten so aussagekräftige Personalkennzahlen.

Vorteile der FTE-Berechnung

Aussagekräftige Personalkennzahlen bilden die Grundlage für viele strategische Entscheidungen im Unternehmen:

• Verschiedene Zeiträume können auf Basis der FTEs miteinander verglichen werden. So lassen sich auch Kosten besser vergleichen.
• Sie können besser einschätzen, welche Trends und Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt Ihre Personalsituation möglicherweise beeinflussen.
• Der Personaleinsatz für Projekte kann besser geplant werden, indem Sie unterschiedliche Arbeitszeitmodelle berücksichtigen.
• Auch der Vergleich zwischen der Mitarbeiterkapazität in verschiedenen Unternehmensbereichen wird erleichtert.
• Nicht zuletzt können präzise erfasste FTEs auch zu einem Benchmarking beitragen. Sie können dadurch die Effektivität Ihres Personaleinsatzes im Vergleich zum Wettbewerb überprüfen.
• Expansion oder auch Stellenabbau lassen sich langfristig planen.

Für Personaler*innen ist zudem ein weiterer Aspekt sehr wichtig: Anhand des FTE-Zählwertes überprüfen Bund und Länder nämlich, welche Arbeitsgesetze auf Ihr Unternehmen anzuwenden sind. Das wirkt sich beispielsweise auf die Freistellung von Betriebsratsmitgliedern aus.

Insgesamt kann die Personalabteilung auf der Grundlage von FTE-Kennzahlen verlässlicher planen und trägt so zum Unternehmenserfolg bei.