Was ist die Timeboxing-Methode?
Beim Timeboxing unterteilen Sie Ihre Aufgaben in Zeitblöcke, die sogenannten „time boxes“. Das heißt, Sie nehmen sich vor, eine spezifische Aufgabe innerhalb einer definierten Zeit zu erledigen. Jede Timebox verfolgt also ein klar umrissenes Ziel, das sich idealerweise in der vorgegebenen Zeit erledigen lässt. Bei größeren Aufgaben oder Projekten definieren Sie daher Unteraufgaben, die Sie in Ihre Timeboxen packen können.
Sie können die Timeboxing-Methode nutzen, um Ihre eigene Produktivität zu steigern und Ihren Tag durchzuplanen. Die Methode eignet sich aber auch dafür, Meetings zu planen und effizient durchzuführen. Auch die Arbeit im Team kann damit organisiert und strukturiert werden.
Es geht dabei weniger darum, schneller zu arbeiten, sondern fokussierter, weil Sie Ihre Arbeit sinnvoll aufteilen. Halten Sie das Timeboxing konsequent durch, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen.
Harte und weiche Timeboxen
Der Erfolg der Methode beruht nicht zuletzt darauf, dass Sie sich an die Zeitvorgabe halten, die Sie selbst gewählt haben. Doch es gibt auch Aufgaben, die etwas mehr Flexibilität erfordern.
Daher unterscheidet man bei der Timeboxing-Methode zwischen harten und weichen Timeboxen:
Harte Timeboxen bedeuten, dass Sie die Dauer der Aufgabe exakt einhalten, auch wenn Sie die Aufgabe noch nicht abgeschlossen haben. Damit lässt sich der eigene Perfektionismus oft ganz gut überlisten, weil Sie sich das ständige erneute Überarbeiten nicht mehr leisten können. Auch bei wiederkehrenden Routineaufgaben sind harte Timeboxen sinnvoll, ebenso wie bei Meetings. Damit stellen Sie sicher, dass jeder Tagesordnungspunkt einen Timeslot zugewiesen bekommt, innerhalb dessen er auch besprochen werden muss.
Weiche Timeboxen sind vor allem dann sinnvoll, wenn es um komplexere oder kreative Aufgaben geht. Auch bei der Arbeit im Team gewähren weiche Timeboxen etwas mehr Flexibilität und sorgen gleichzeitig dafür, dass alle ein gemeinsames Verständnis über Ablauf und Dauer der zu erledigenden Aufgaben haben.
Machen Sie sich für jede Ihrer Timeboxen klar, ob sie hart oder weich sein soll. Zu Beginn werden Sie wahrscheinlich immer mal wieder eine falsche Einschätzung treffen über die nötige Arbeitszeit. Das ist völlig normal. Je konsequenter Sie die Methode anwenden, desto mehr Sicherheit werden Sie darin gewinnen.
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So wenden Sie die Timeboxing-Methode sinnvoll an
Damit das Timeboxing für Sie funktioniert, wenden Sie am besten folgende Schritte an:
1. Sammeln Sie alle anstehenden Aufgaben
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben und priorisieren Sie diese. Das kann Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, an welcher Stelle Ihres Arbeitstages Sie Ihre Timeboxen platzieren.
2. Definieren Sie ein klares Ziel
Ohne ein spezifisches Ziel mit einem klar definierten Endpunkt können Sie Timeboxing nicht sinnvoll anwenden. Daher sollte in Ihrer Timebox keine Formulierung stehen wie „diverse Telefonate“. Konkretisieren Sie stattdessen jedes einzelne der geplanten Telefonate und überlegen Sie, wie viel Zeit Sie dafür voraussichtlich benötigen werden. Legen Sie dann verschiedene Timeboxen an, z. B. „Telefonat mit Herrn X. wg. Projekt ABC“ oder „Telefonische Terminvereinbarung bei Praxis Dr. Y“.
3. Entscheiden Sie sich für eine harte oder eine weiche Timebox
Fragen Sie sich, welche Art Aufgabe Sie sich vornehmen, und ob eine gewisse Flexibilität hier sinnvoll sein könnte.
4. Tragen Sie die Timebox im Kalender Ihrer Wahl ein
In vielen Fällen ist es hilfreich, die verschiedenen Aufgaben auch farblich voneinander abzugrenzen. Bei digitalen Kalendern ist das leicht möglich. So können Sie zum Beispiel schnell erkennen, ob es sich um private oder geschäftliche Aufgaben handelt. Das ist besonders für Einzelunternehmer*innen wichtig. Oder Sie unterscheiden zwischen harten und weichen Timeboxen.
5. Planen Sie Ihre Arbeitswoche zu maximal 60 Prozent vor
In vielen Fällen ist es hilfreich, wenn Sie Ihre gesamte Arbeitswoche mit der Timeboxing-Methode durchplanen. So gewinnen Sie einen Überblick darüber, was Sie erwartet. Achten Sie unbedingt darauf, höchstens 60 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit zu verplanen, damit Sie Zeit für Unvorhergesehenes haben.
Zu Beginn jeden Arbeitstages prüfen Sie dann, welche Timeboxen vom Tag zuvor noch nicht ganz abgeschlossen sind und definieren dafür neue Timeboxen. Ergänzen Sie außerdem Aufgaben, die neu hinzugekommen sind.
6. Definieren Sie nach jeder Aufgabe eine Pause
Nach jeder Timebox legen Sie eine separate Timebox für eine kurze Pause an. Das hilft Ihnen, sich auf die neue Aufgabe auszurichten. Sie können die Pause nutzen, um kurz aufzustehen und sich zu strecken, vielleicht sogar für einen kleinen Spaziergang. Planen Sie Ihre Pausen genauso ein wie alle anderen Aufgaben. Das sorgt für Entlastung und eine bessere Konzentration im Anschluss.
7. Schalten Sie Ablenkungen aus und legen Sie los
Konzentriertes Arbeiten an einer Aufgabe bedeutet auch, mögliche Ablenkungen so gut wie möglich auszuschalten. Stellen Sie Ihr Handy stumm, schalten Sie Benachrichtigungen auf dem Desktop aus und schließen Sie Ihre Tür als Zeichen dafür, dass Sie nicht gestört werden wollen. Wenden Sie sich dann Ihrer ersten Timebox zu, stellen Sie den Timer auf die definierte Zeitspanne ein und fangen Sie an.
Welchen Problemen Sie begegnen können und wie Sie diese lösen
Auch bei der Timeboxing-Methode können Hindernisse auftreten, von denen Sie sich jedoch nicht entmutigen lassen sollten. Häufig lassen sie sich nämlich mit geringem Aufwand überwinden. Einige Tipps finden Sie hier:
1. Zu viel Zeit verplant
Der häufigste Fehler bei nahezu allen Zeitmanagement-Methoden ist, dass der gesamte (Arbeits-)Tag verplant wird. Das kann nicht funktionieren, denn Sie brauchen Puffer, um flexibel auf nicht eingeplante, aber dringende Angelegenheiten reagieren zu können. Verplanen Sie maximal 60 Prozent Ihrer Zeit und berücksichtigen Sie dabei unbedingt auch die Pausenzeiten.
2. Fehlende Priorisierung
Achten Sie darauf, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen oder diesen Timeboxen zuzuweisen, in denen Sie besonders konzentriert sind. Manche Menschen arbeiten am produktivsten in den Morgenstunden, andere kommen erst am späten Nachmittag auf Touren. Nutzen Sie die Zeit nach dem Mittagessen eher für Routineaufgaben, die keine besondere Anstrengung erfordern.
3. Unterbrechung des Flows
Wenn das Timersignal ertönt, während Sie gerade mitten im Flow sind, kann das frustrierend sein, weil Sie jetzt eigentlich zur nächsten Timebox wechseln sollen. Deshalb kann es sinnvoll sein, gerade komplexere Aufgaben in aufeinander folgende Timeboxen aufzuteilen und so im Thema zu bleiben. Außerdem ist es zwar insgesamt empfehlenswert, sich an die eigene Struktur zu halten, doch erlauben Sie sich Ausnahmen, wenn es der Qualität Ihrer Arbeit dient.
Timeboxing für Teams nutzen
Timeboxing kann für Ihre persönliche Produktivität sehr hilfreich sein. Darüber hinaus bietet es aber auch die Möglichkeit, die Arbeit in Ihrem Team besser zu strukturieren und damit zu steuern. So gelingt das:
1. Informieren Sie über Ihre Ziele
Damit das funktioniert, informieren Sie Ihr Team über die Ziele, die Sie mit dem Timeboxing verfolgen, und erläutern Sie die Vorteile der Methode. Gehen Sie auf Fragen ein und machen Sie klar, dass Sie allen Zeit geben, sich an die Methode zu gewöhnen und sie korrekt anzuwenden. Führen Sie gerade zu Beginn regelmäßige Feedback-Runden ein, um gemeinsam zu überlegen, wie die Methode für Ihr Team optimiert werden kann.
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2. Nutzen Sie ein Arbeits- bzw. Projektmanagement-Tool
Inzwischen gibt es zahlreiche Tools wie Asana oder Trello, die Sie dabei unterstützen können, alle Aufgaben zu erfassen und sie Teammitgliedern zuzuweisen. Gleichzeitig erhöht sich damit die Transparenz über alle Aufgaben, die innerhalb des Teams verteilt werden müssen. Das kann zu höherer gegenseitiger Wertschätzung führen und damit zu einem besseren Teamzusammenhalt und Arbeitsklima.
Als Führungskraft profitieren Sie von derartigen Tools, weil sich das Arbeitspensum gut einschätzen lässt und Sie daher auch besser entscheiden können, welche Aufgaben mit hoher Priorität erledigt werden sollten.
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3. Definieren Sie fixe Timeboxen für bestimmte Aufgaben
Vor allem wiederkehrenden Aufgaben können Sie in Gesprächen mit Ihren Mitarbeiter*innen fixe Timeboxen zuordnen. Damit können Sie die zur Verfügung stehende Zeit besser einteilen. Machen Sie aber deutlich, dass die Timebox in bestimmten Fällen auch erweitert werden kann, wenn die Aufgabe das verlangt. Unrealistische Timeboxen sind wahrscheinlich der häufigste Grund dafür, dass die Timeboxing-Methode in Teams nicht angenommen wird.
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Vorteile der Timeboxing-Methode
Die Timeboxing-Methode bringt viele Vorteile mit sich, sowohl für Einzelunternehmer*innen als auch für Führungskräfte:
- Mehr Klarheit: Sie kennen Ihre Ziele und können die nötigen Schritte definieren. Je öfter Sie Timeboxing einsetzen, desto leichter wird Ihnen das wahrscheinlich fallen.
- Mehr Selbstdisziplin: Mit der Timeboxing-Methode geben Sie sich selbst ein Versprechen. Wenn Sie konsequent Ihrem Plan folgen, sorgt das für Erfolgserlebnisse. So fällt Selbstdisziplin viel leichter.
- Mehr Fokus: Sich innerhalb der vorgegebenen Zeit auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, ohne sich ablenken zu lassen, führt oft zu besseren Ergebnissen und verhindert Multitasking, das in der Regel Abstriche in der Qualität mit sich bringt.
- Mehr Abgrenzung: Sie können durch Timeboxing lernen, dass Sie nicht alles erfüllen können, was andere an Sie herantragen. Auch Ihr Arbeitstag ist begrenzt, und die zur Verfügung stehende Zeit lässt sich nicht endlos ausdehnen. Nein sagen ist leichter, wenn Sie durch einen Blick in Ihren Kalender erkennen können, dass Sie tatsächlich keinen Puffer mehr haben.
- Mehr Zufriedenheit: Eine feste Struktur kann Stress vermindern. Zudem sehen Sie am Ende des Arbeitstags den Erfolg, und das kann erheblich dazu beitragen, die eigene Leistung zu wertschätzen. Darüber hinaus reduziert sich oft auch der Perfektionismus, weil für das ständige Arbeiten an unwichtigen Details einfach kein Platz mehr ist.
Alles in allem kann die Methode viel dazu beitragen, Ihre Produktivität zu verbessern, wenn Sie sie konsequent anwenden.
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Mögliche Nachteile der Timeboxing-Methode
Neben den genannten Vorteilen bringt die Timeboxing-Methode auch Nachteile mit sich, allerdings in erster Linie für Personen, die ein zielorientiertes Vorgehen nicht gewohnt sind und sich erst umstellen müssen.
Gerade zu Beginn ist das Timeboxing häufig ein Lernprozess, der nicht sofort zu den erwarteten Ergebnissen führt. Was hilft, ist die Vereinbarung mit sich selbst und/oder dem Team, dass die Methode ein Experiment ist und Sie dabei Neues lernen. Verbessern Sie Ihr eigenes System immer weiter. Dann werden sich auch die gewünschten Erfolge einstellen.
Personen, die überwiegend kreativ arbeiten, erleben Timeboxing mitunter als einschränkend. In diesem Fall kann es helfen, nur Routineaufgaben, die auch im kreativen Kontext anfallen, in Timeboxen zu erfassen und ansonsten zeitlichen Spielraum zu definieren, um kreative Lösungen für bestimmte Aufgaben zu finden.
