Das virtuelle Büro: Definition

Was ist nun genau ein virtuelles Büro? Es handelt sich dabei um einen virtuellen Standort für Ihr Unternehmen. Entwickelt hat sich das virtuelle Büro aus der virtuellen Geschäftsadresse: Sie können Ihre Firma an einem Standort eintragen, müssen allerdings keine physischen Räumlichkeiten mieten. Auf diese Weise können Sie mit einem zentralen Standort werben, gegenüber Ihren Kund*innen Nähe zeigen und Ihre Firmenpost verwalten lassen, arbeiten aber tatsächlich woanders, bzw. einfach von zu Hause aus. Sollten Sie ein virtuelles Büro mieten, können Sie abgesehen von einer Adresse auch noch andere interessante Leistungen in Anspruch nehmen. Die Serviceanbieter stellen ganze Business-Center bereit, die über professionell ausgestattete Konferenz- und Büroräume verfügen. Diese Räumlichkeiten eignen sich unter anderem sehr gut dafür, um mit Kunden zu verhandeln oder Vorstellungsgespräche zu führen, wenn Sie keinen geeigneten Raum dafür haben.

Das gehört zu einem virtuellen Büro

Die genauen Möglichkeiten sind je nach Anbieter etwas unterschiedlich, meist können Sie sich zwischen drei oder vier Paketen entscheiden, die bestimmte Serviceleistungen einschließen. Wenn Sie sich nach einem virtuellen Büro umsehen, können Sie eine oder mehrere der folgenden Leistungen wählen:

1. Geschäftsadresse

Der Hauptgrund für ein virtuelles Büro ist die Geschäftsadresse. Dabei handelt es sich häufig um Büroräume und Business-Center, die bei Bedarf gemietet werden können. Sie erhalten in vielen Fällen ein professionelles Firmenschild, das vor Ort angebracht wird. Zudem können Sie sich diese Geschäftsadresse auf Visitenkarten drucken lassen. 

2. Empfang und Post

Da Sie nicht vor Ort sind, benötigen Sie jemanden, um Ihre Post verwalten zu lassen. In den meisten Business-Centern stehen Personen am Empfang, die Ihre Post annehmen. Dabei entscheiden Sie selbst, wie Ihre Post bearbeitet werden soll. Briefe, die an Ihrer Geschäftsadresse eingehen, können Sie sich elektronisch, per Post oder per Fax weiterleiten lassen. Wenn Sie postalisch unter einer Adresse erreichbar sind, können Sie Ihr Unternehmen offiziell mit dieser Adresse ins Handelsregister eintragen lassen. 

3. Telefonservice

Sollten Sie den Telefonservice in Anspruch nehmen, beantworten die Mitarbeitenden des Serviceanbieters Ihre Anrufe, erledigen Verwaltungsaufgaben, hinterlassen Nachrichten oder leiten die Anrufe direkt an Sie weiter. Das Telefonsekretariat bietet dann große Vorteile, wenn Sie beispielsweise auf Urlaub sind, eine Besprechung haben oder sich auf Aufgaben fokussieren möchten, die viel Konzentration erfordern.

4. Büros, Konferenz- und Meetingräume

Manche Anbieter bieten ein umfangreiches Paket an, das monatliche Bürotage beinhaltet. Generell können Sie Konferenz- oder Büroräume auch spontan buchen, für wenige Stunden oder Tage. Die komplett ausgestatteten Büroräume und Konferenzsäle verfügen üblicherweise über eine schnelle und sichere Internetverbindung, sowie moderne Präsentationstechnik mit Beamer, Flipchart und Whiteboard.

5. Weitere Leistungen

Darüber hinaus gibt es in manchen Business-Centern eine Business Lounge, einen Platz für Coworking und eine Snackküche. Sie können, falls gewünscht, einen Cateringservice in Anspruch nehmen. Viele Business-Center verfügen zudem über eigene Parkplätze.

Für wen lohnt sich ein virtuelles Büro?

Ob ein virtuelles Büro eine lohnenswerte Investition darstellt, ist von Ihrer individuellen Lage und der jeweiligen Unternehmenssituation abhängig. Virtuelle Büros werden oft in den folgenden Fällen genutzt: 

• Sie stehen mit Ihrem Unternehmen am Anfang. Falls Sie dabei sind, ein Unternehmen zu gründen, verfügen Sie vielleicht noch nicht über genügend finanzielle Mittel, um Büroräume längerfristig zu mieten. Gerade für Start-up-Gründer*innen sind virtuelle Büros eine attraktive Option, da sie auch ohne große Investitionen einen Ort haben, wo sie Postsendungen empfangen und sich gegebenenfalls mit Kund*innen verabreden können.
• Sie wohnen im Ausland. Manche Unternehmer*innen leben im Ausland, benötigen allerdings einen offiziellen Standort in Deutschland für ihr Unternehmen, um die Steuererklärung machen zu können. Dazu zählen beispielsweise auch digitale Nomad*innen, die ihren Wohnsitz kontinuierlich wechseln.
• Sie benötigen einen weiteren Standort. Sie führen bereits ein erfolgreiches Großunternehmen, möchten nun aber auch Ihre Geschäftsbeziehungen in anderen Städten pflegen, und für Ihre Kund*innen vor Ort schneller erreichbar sein? Auch in diesem Fall kann es Sinn machen, die Vorteile eines virtuellen Büros zu nutzen und sich einen weiteren Kundenstamm aufzubauen.

Mehr erfahren: Zuschüsse und Förderungen für Existenzgründer und Selbstständige

Virtuelles Büro: Vor- und Nachteile

Ein virtuelles Büro erfüllt verschiedene Zwecke und kann je nach Unternehmenslage eine gute Option für Sie sein. Doch nicht alle Kund*innen finden unpersönliche Büroräume, die einer Vielzahl an Firmen zur Verfügung stehen, vertrauenerweckend. Bevor Sie die Entscheidung treffen, ob das virtuelle Büro für Sie infrage kommt, beleuchten Sie die Vor- und Nachteile im Detail.

Vorteile eines virtuellen Büros

Virtuelle Büros finden grundsätzlich immer mehr Zuspruch. Hier finden Sie einige Gründe dafür:

• Geringe Kosten: Der größte Vorteil ist eine beträchtliche Kostenersparnis. Wenn Sie Büroräume langfristig mieten und extra ausstatten müssen, sehen Sie sich sofort mit hohen Ausgaben konfrontiert. Virtuelle Büros hingegen bieten flexible Pakete an, die Sie jederzeit wieder kündigen können, ohne viel Geld verloren zu haben. 
• Privatsphäre: Sind Sie beispielsweise selbstständig tätig, können Sie von zu Hause aus arbeiten, ohne Ihre Privatadresse preisgeben zu müssen. Damit schützen Sie nicht nur Ihre Privatsphäre, sondern auch die Ihrer Partner*in und Familie. 
• Lage: Virtuelle Büros befinden sich meist gut gelegen an zentralen Standorten. Sollten Sie sich mit Kund*innen dort verabreden wollen, erleichtern Sie ihnen damit die Anfahrt. Außerdem kann ein zentraler Standort das Image Ihres Unternehmens verbessern. 
• Flexibilität: Der Service eines virtuellen Büros bietet sehr viel Freiheit. Sie können Serviceleistungen auch später noch nachbuchen oder monatlich kündigen. Im Gegensatz dazu beträgt die Kündigungsfrist bei Gewerbemietverträgen stets mehrere Monate. Oft sind virtuelle Büros auch flexibel, was den Standort betrifft. Manche Serviceanbieter können Ihnen Standorte in verschiedenen Städten zur Verfügung stellen. Sollten Sie heute ein Büro in Frankfurt benötigen, morgen allerdings eines in Berlin, ist das dann kein Problem.
• Networking: Für Selbstständige, die viel alleine arbeiten, liegt ein großer Vorteil in der Nutzung der Büroräume. In einem Business-Center bietet sich die Gelegenheit, sich mit anderen Unternehmer*innen auszutauschen und Networking zu betreiben. Sie könnten interessante Kontakte knüpfen.

Nachteile eines virtuellen Büros

Virtuelle Büros sind noch immer nicht ganzheitlich anerkannt und etabliert. Oft stellen sie eine kurzfristige Lösung dar. Welche Nachteile es gibt und warum viele Unternehmen auf lange Sicht auf eigene Büros wechseln, lesen Sie hier:

• Fremdpersonal: Da das Empfangspersonal nicht Teil Ihres Unternehmens ist, kann es nur wenig detaillierte Auskunft darüber geben. Außerdem identifizieren sich Mitarbeitende, die für viele verschiedene Firmen arbeiten, üblicherweise nicht mit den einzelnen Unternehmen und ihren Werten. 
• Anonymität: Bei virtuellen Büros fehlt die persönliche Note. Ein eigenes Büro können Sie individuell nach Ihren eigenen Kriterien einrichten, was auf Ihre Gesprächspartner*innen und Kund*innen ansprechender wirkt. 
• Misstrauen: Die Möglichkeiten und Nutzen von virtuellen Büros sind noch nicht allgemein bekannt. Vor allem bei konservativeren Kund*innen kann ein virtuelles Büro zunächst Misstrauen erwecken. Die Flexibilität der Serviceanbieter mag für Sie attraktiv sein, für Kund*innen könnte es Überwindung kosten, sich an ein Unternehmen zu wenden, das theoretisch jederzeit seine Zelte abbrechen könnte. 
• Laufende Kosten: Auch wenn die Kosten von virtuellen Büros verhältnismäßig gering sind, können sie für Selbstständige ein Hindernis darstellen. Manchmal macht es mehr Sinn, die Privatadresse für geschäftliche Zwecke zu benutzen und somit die Fixkosten so gering wie möglich zu halten.

Tipps für die Nutzung von virtuellen Büros

Um den genannten Nachteilen entgegenzuwirken, gibt es hier einige Tipps für Sie:

• Überzeugen Sie sich selbst von den Räumlichkeiten und der Qualität der Serviceleistungen, bevor Sie ein virtuelles Büro wählen. Vergleichen Sie nicht nur die Preise mehrerer Anbieter, sondern vereinbaren Sie auch einen Besichtigungstermin, bevor Sie sich entscheiden. Sprechen Sie bei dieser Gelegenheit mit dem Empfangspersonal. Freundliche Mitarbeitende sind von großer Bedeutung für den Geschäftserfolg.
• Analysieren Sie Ihre Zielgruppe und erklären Sie, wenn nötig, was ein virtuelles Büro ist und warum Sie sich dafür entschieden haben. Damit schaffen Sie Misstrauen aus dem Weg und gehen proaktiv mit den Nachteilen des virtuellen Büros um.
• Versuchen Sie, stets selbst Kontakt zu Ihren Kund*innen zu halten. Obwohl viele Anbieter mit ihren professionellen Mitarbeitenden werben, sind Sie die direkte Ansprechperson von Ihrer Kundschaft. Sollten Ihre Kund*innen oder Partner*innen Sie nicht erreichen, rufen Sie sie bald zurück. Der persönliche Kontakt zu Ihnen ist entscheidend. Informieren Sie sich über die Vorteile und Merkmale von gutem Kundenservice.
• Investieren Sie in Werbematerial für Ihr Unternehmen. Dazu zählen Poster, Roll-ups, Faltdisplays oder Beachstands, wie sie auf Messen zu sehen sind. Diese können Sie auch in anonymen Konferenzräumen in Sekundenschnelle auf- und abbauen und Ihr Unternehmen und sich auf eine professionelle Weise präsentieren. Bringen Sie Flyer, Prospekte und Kataloge bei Treffen vor Ort mit. Damit machen Sie auch ein virtuelles Unternehmen greifbar. 

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