Was ist Abwesenheitsmanagement?

Zu den Aufgaben der Personalabteilung gehört es unter anderem, Urlaube, Krankmeldungen und weitere Abwesenheiten zu planen und effizient zu verwalten. Das Abwesenheitsmanagement gilt somit als eine der Kernaufgaben im HR-Management, denn die reibungslose Verwaltung von Abwesenheiten trägt erheblich zur Zufriedenheit der Beschäftigten bei und verbessert daher auch die Produktivität. Es umfasst sämtliche Prozesse, die dafür sorgen, dass sowohl geplante als auch ungeplante Abwesenheiten im Unternehmen effektiv, effizient und reibungslos gemanagt werden.

Ziele des Abwesenheitsmanagements

Mit einem professionellen Abwesenheitsmanagement sind die folgenden Ziele schnell und realistisch zu erreichen:

• Sie reduzieren Störungen im betrieblichen Ablauf und können Kapazitäten kurzfristig umplanen.
• Sie erhalten die Produktivität aufrecht, auch wenn Mitarbeitende geplant und ungeplant ausfallen.
• Sie sorgen dafür, dass bestehende gesetzliche Vorgaben und Regelungen eingehalten werden.
• Sie tragen zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und schaffen Transparenz.
• Sie mindern mögliche finanzielle Auswirkungen von Abwesenheiten, etwa durch Überstunden- oder Vertragskosten.

Gesetzliche Regelungen für Abwesenheiten

Für Unternehmen ist es entscheidend, beim Abwesenheitsmanagement alle relevanten Rechtsvorschriften genau zu beachten. Personalverantwortliche sollten insbesondere mit den folgenden gesetzlichen Regelungen vertraut sein:

1. Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

Das BUrlG definiert den Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub: Vollzeitbeschäftigte haben mindestens Anspruch auf 24 Werktage, die bei einer Fünf-Tage-Woche auf 20 Arbeitstage umzurechnen sind. Sonn- und gesetzliche Feiertage gelten nicht als Urlaubstage. Teilzeitkräfte haben einen anteiligen Urlaubsanspruch. Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung in das Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig und nur bis zum 31. März des Folgejahres möglich. Erkranken Arbeitnehmer*innen während ihres Urlaubs, zählen die ärztlich attestierten Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht – sie gelten als Resturlaub.

Den vollen gesetzlichen Urlaubsanspruch erwerben Arbeitnehmer*innen erst nach sechs Monaten im Unternehmen. Bis dahin entsteht ein Anspruch auf sogenannten Teilurlaub.

Der Urlaub soll zudem im Prinzip zusammenhängend gewährt werden. Eine Aufteilung ist also nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig und mindestens zwölf Werktage müssen am Stück möglich sein (§ 7 Abs. 2 BUrlG). In Betrieben mit Betriebsrat müssen Sie diesen gemäß § 87 BetrVG bei der Urlaubsplanung beteiligen.

2. Mutterschutz (§ 24 MuSchG)

Können schwangere Arbeitnehmerinnen ihren Urlaub wegen eines Beschäftigungsverbots vor der Geburt nicht nehmen, verfällt dieser Anspruch nicht. Stattdessen können sie den Resturlaub nach dem Ende der Schutzfrist im laufenden oder nächsten Urlaubsjahr nehmen (§ 24 Satz 2 MuSchG). Auch bei direkt aufeinanderfolgenden Beschäftigungsverboten gilt dieser Schutz.

3. Anspruchsumfang bei Elternzeit (§ 17 BEEG)

Arbeitnehmer*innen in Elternzeit behalten ihren Urlaubsanspruch – als Arbeitgeber*in können Sie diesen aber für jeden vollen Monat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen, sofern keine Teilzeit während der Elternzeit vorliegt (§ 17 Abs. 1 BEEG). Resturlaub, der vor der Elternzeit nicht genommen wurde, muss im laufenden oder folgenden Urlaubsjahr gewährt werden. Wird das Arbeitsverhältnis während oder nach der Elternzeit nicht fortgeführt, ist nicht genommener Urlaub abzugelten.

Unterschiedliche Arten der Abwesenheit

Im vorigen Absatz ist es bereits angeklungen: Es gibt eine Reihe von unterschiedlichen Abwesenheitsarten. Üblicherweise wird nach geplanten und ungeplanten bzw. Ad-hoc-Abwesenheiten unterschieden.

Geplante Abwesenheiten

Darunter fallen:

• Urlaub, auch unbezahlter oder Sonderurlaub, etwa für Umzug oder Beerdigungen nahestehender Angehöriger
• Gesetzliche Feiertage
• Sabbaticals
• Mutterschutz und Elternzeit
• Betriebsurlaub
• Bildungsurlaub

Ungeplante bzw. Ad-hoc-Abwesenheiten

Hierzu zählen:

• Krankheit
• Arbeitsunfälle
• Notfälle

Bezahlte und unbezahlte Abwesenheit

Zu den bezahlten Abwesenheiten gehören neben dem Urlaub das Fehlen wegen Erkrankung bzw. Arztbesuchen oder aufgrund der Pflege von direkten Angehörigen. Auch Fehlzeiten wegen einer Geburt, der eigenen Hochzeit oder eines Todesfalls werden laut § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) als „unverschuldete Ausfälle von kurzer Dauer“ gewertet.

Unter unbezahlter Abwesenheit versteht man eine Freistellung, die individuell zwischen dem Unternehmen und Arbeitnehmer*innen vereinbart wird. Dazu zählen etwa unbezahlter Urlaub, aber auch gesetzlich geregelte Fälle wie Pflegezeiten oder kurzfristige Freistellungen.

Rechtliche Rahmenbedingungen für unbezahlte Fehlzeiten:

• Pflege von Angehörigen: Nach dem Pflegezeitgesetz (PflegeZG) besteht in Betrieben mit mehr als 15 Beschäftigten Anspruch auf bis zu sechs Monate vollständige oder teilweise Freistellung. Für die kurzfristige Organisation einer akuten Pflegesituation können Beschäftigte zudem bis zu zehn Arbeitstage unbezahlte Freistellung in Anspruch nehmen.
• Betreuung erkrankter Kinder: Nach § 45 SGB V (Sozialgesetzbuch V) haben gesetzlich versicherte Eltern Anspruch auf unbezahlte Freistellung, wenn sie ein erkranktes Kind unter zwölf Jahren betreuen müssen. Pro Elternteil sind bis zu zehn Arbeitstage im Jahr möglich, bei Alleinerziehenden bis zu 20 Tage. Bei mehreren Kindern gibt es eine jährliche Obergrenze (25 Tage, für Alleinerziehende 50 Tage). Bei schwerstkranken Kindern ohne Heilungsaussicht gilt dieser Anspruch zeitlich unbegrenzt.

Wichtig ist, dass alle Formen von Abwesenheit – ob bezahlt oder unbezahlt – systematisch im Abwesenheitsmanagement dokumentiert werden. Dies dient nicht nur der Personalplanung, sondern erfüllt auch Ihre Fürsorgepflicht als Arbeitgeber, etwa bei Notfällen oder Evakuierungen, bei denen jederzeit nachvollziehbar sein muss, welche Mitarbeitenden anwesend sind.

Sinnvolle Richtlinien für das Abwesenheitsmanagement erstellen

Damit Ihr Abwesenheitsmanagement auch wirklich greifen kann, können Sie sich an den folgenden Punkten orientieren. Hier erfahren Sie, worauf es wirklich ankommt, und können die Tipps in der Checkliste im nächsten Absatz Punkt für Punkt umsetzen und überprüfen.

1. Achten Sie auf die rechtlichen Grundlagen: Bevor Sie eigene Richtlinien aufstellen, verschaffen Sie sich einen Überblick über die relevanten Gesetze. Wenn für Ihr Unternehmen Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen gelten, müssen Sie diese ebenfalls berücksichtigen. Denken Sie außerdem daran, dass der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Urlaubsfragen hat.
2. Definieren Sie klare Prozesse für Anträge und Genehmigungen: Legen Sie fest, wie Abwesenheiten beantragt werden, zum Beispiel über ein digitales Tool, ein Formular oder per E-Mail. Bestimmen Sie außerdem, wer Anträge genehmigen darf: direkte Vorgesetzte, die Personalabteilung oder die Geschäftsführung. Geben Sie eindeutige Fristen vor, damit alle wissen, bis wann etwa Urlaubsanträge einzureichen sind.
3. Erstellen Sie Vorlagen für Abwesenheitsnotizen: Elektronische Abwesenheitsnotizen sind ein wichtiges Instrument, um sowohl intern als auch extern dafür zu sorgen, dass die Kommunikation nicht ins Leere läuft. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden ggf. durch Vorlagen, die sie individuell anpassen können.
4. Regeln Sie den Umgang mit Sonderfällen: Ihre Richtlinien sollten auch Situationen abdecken, die über den normalen Urlaubsanspruch hinausgehen. Dazu gehören Erkrankungen während des Urlaubs, unbezahlte Freistellungen, Pflegezeiten und Elternzeit. Legen Sie eindeutig fest, ab wann Mitarbeitende ein ärztliches Attest vorlegen müssen und wie mit Resturlaub und Übertragungen ins nächste Jahr umzugehen ist. So vermeiden Sie Unsicherheiten und schaffen Transparenz. Auch wenn Regelungen bereits im Gesetz verankert sind, sollten Sie diese anschaulich in Ihre Unterlagen übernehmen.
5. Sorgen Sie für eine lückenlose Dokumentation: Führen Sie ein einheitliches System zur Erfassung von Abwesenheiten ein. Ob Sie dafür eine digitale Lösung oder eine zentrale Übersicht nutzen, spielt keine Rolle – entscheidend ist, dass die Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeitende auf dieselben Daten zugreifen können. So behalten Sie den Überblick, sparen unnötige Kommunikation, können Personal besser planen und stellen sicher, dass im Notfall schnell klar ist, wer im Betrieb anwesend ist.
6. Kommunizieren Sie Ihre Regeln offen und nachvollziehbar: Halten Sie Ihre Abwesenheitsrichtlinien schriftlich fest, zum Beispiel im Mitarbeiterhandbuch oder im Intranet. Informieren Sie Ihr Team rechtzeitig über Änderungen und schulen Sie Führungskräfte darin, die Regeln einheitlich umzusetzen. So verhindern Sie Missverständnisse und unterschiedliche Standards innerhalb des Unternehmens.
7. Bleiben Sie flexibel und gerecht: Auch wenn klare Regeln wichtig sind: Bauen Sie Spielräume für besondere Situationen ein. Damit zeigen Sie, dass Sie individuelle Bedürfnisse ernst nehmen, ohne die Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden aus den Augen zu verlieren. Ein faires Abwesenheitsmanagement schafft Vertrauen und trägt zu einer positiven Unternehmenskultur bei.
8. Überprüfen Sie Ihre Richtlinien regelmäßig: Prüfen Sie mindestens einmal im Jahr, ob Ihre Abwesenheitsregelungen noch aktuell sind. Gesetze ändern sich, und auch die Anforderungen in Ihrem Betrieb können sich wandeln. Wenn Sie zum Beispiel auf Wachstumskurs sind und mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen, können andere Regelungen greifen. Holen Sie außerdem regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden und Führungskräften ein, um zu sehen, ob Ihre Vorgaben im Alltag praktikabel sind. So stellen Sie sicher, dass Ihr Abwesenheitsmanagement langfristig wirksam bleibt.

Checkliste: Richtlinien für ein wirksames Abwesenheitsmanagement

Hier finden Sie die genannten Punkte noch einmal als Checkliste:

1. Achten Sie auf die rechtlichen Grundlagen

• Prüfen Sie alle relevanten Gesetze (BUrlG, PflegeZG, MuSchG, BEEG).
• Berücksichtigen Sie Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.
• Beachten Sie das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).

1. Definieren Sie klare Prozesse für Anträge und Genehmigungen

• Legen Sie fest, wie Abwesenheiten beantragt werden (digitales Tool, Formular, E-Mail).
• Bestimmen Sie, wer Anträge genehmigen darf (Vorgesetzte, HR, Geschäftsführung).
• Definieren Sie eindeutige Fristen für Urlaubsanträge.

1. Legen Sie Vorlagen für Abwesenheitsnotizen fest

• Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden individuell anpassbare Vorlagen zur Verfügung.
• Dies ist insbesondere relevant für die Kommunikation mit Kunden und externen Partnern.

1. Regeln Sie den Umgang mit Sonderfällen

• Berücksichtigen Sie Krankheit während des Urlaubs, unbezahlte Freistellungen, Pflegezeiten und Elternzeit.
• Bestimmen Sie verbindlich, ab wann ein ärztliches Attest erforderlich ist.
• Formulieren Sie Regeln für Resturlaub und Übertragungen ins nächste Jahr.

1. Sorgen Sie für eine lückenlose Dokumentation

• Führen Sie ein einheitliches System zur Erfassung von Abwesenheiten ein.
• Stellen Sie sicher, dass HR, Führungskräfte und Mitarbeitende Zugriff auf dieselben Daten haben.
• Halten Sie die Übersicht auch für Notfälle bereit (z. B. Evakuierungen).

1. Kommunizieren Sie Ihre Regeln offen und nachvollziehbar

• Halten Sie die Richtlinien schriftlich fest (Mitarbeiterhandbuch, Intranet).
• Informieren Sie Ihr Team rechtzeitig über Änderungen.
• Schulen Sie Führungskräfte für eine einheitliche Umsetzung.

1. Bleiben Sie flexibel und gerecht

• Schaffen Sie Spielräume für besondere Situationen.
• Achten Sie auf Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden.
• Fördern Sie durch Fairness ein positives Betriebsklima.

1. Überprüfen Sie Ihre Richtlinien regelmäßig

• Prüfen Sie mindestens einmal jährlich die Aktualität Ihrer Vorgaben.
• Beachten Sie Gesetzesänderungen und betriebliche Entwicklungen.
• Holen Sie Feedback von Mitarbeitenden und Führungskräften ein.

Das Abwesenheitsmanagement ist eine zentrale Aufgabe des Personalmanagements und kann wesentlich dazu beitragen, die Abläufe im Unternehmen reibungslos zu gestalten. Daher ist es wichtig, klare Richtlinien zu entwickeln, die für alle Mitarbeitenden transparent sind, denn das sorgt für Vertrauen und Sicherheit. Mit einem professionellen Abwesenheitsmanagement sorgen Sie zudem dafür, dass Produktivität, Auslastung und Effizienz in Ihrem Unternehmen optimiert werden.

Häufige Fragen

Gibt es Software für das Abwesenheitsmanagement?

Ja, zahlreiche Anbieter am Markt bieten entsprechende Programme an, entweder als Alleinlösung oder integriert in ein HR-Management-System. Die Vorteile einer Software für das Abwesenheitsmanagement liegen auf der Hand:

• Zeitersparnis im HR-Alltag: Weniger Verwaltungsaufwand durch automatisierte Prozesse bei Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und Vertretungsplanung.
• Verlässliche Personalplanung: Ein transparenter Überblick über Abwesenheiten erleichtert die Ressourcenplanung und verhindert Engpässe und Missverständnisse.
• Kostensenkung: Weniger Fehler bei Urlaubs- oder Gehaltsabrechnungen reduzieren finanzielle Risiken und Nacharbeiten.
• Rechtssicherheit: Eine lückenlose Dokumentation erleichtert die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben und schützt bei Streitfällen.
• Stärkung der Arbeitgebermarke: Moderne, digitale Prozesse wirken professionell und steigern die Attraktivität für Fachkräfte.
• Bessere Führung: Vorgesetzte können Teams effizienter steuern, weil sie aktuelle Daten zu Verfügbarkeiten und Abwesenheiten haben.
• Früherkennung von Problemen: Berichte und Analysen geben Hinweise auf hohe Abwesenheiten oder Belastungsspitzen als Grundlage für präventive Maßnahmen.

Wie lassen sich Vertretungen bei Abwesenheit organisieren?

Vertretungen lassen sich am besten organisieren, indem Abwesenheiten frühzeitig und transparent geplant werden. Digitale Tools für Abwesenheitsmanagement zeigen auf einen Blick, wer verfügbar ist und welche Kapazitäten frei sind. So können Führungskräfte oder die betroffenen Mitarbeitenden selbst Verantwortlichkeiten rechtzeitig verteilen, Vertretungspläne erstellen und Engpässe vermeiden.

Wie wird Abwesenheitszeit definiert?

In der Zeiterfassung definiert man die Abwesenheitszeit als die Dauer, in der ein/e Arbeitnehmer*in nicht am Arbeitsplatz oder in der Arbeitsumgebung ist. Dabei kann es viele unterschiedliche Gründe für Abwesenheiten geben, wie Urlaub, Krankheit und Fortbildung. Aber auch Geschäftstermine außer Haus oder Freistellungen aus bestimmten Gründen zählen dazu. Die Abwesenheitszeit zu erfassen, ist für die präzise Personalplanung sehr wichtig.