Vorteile einer durchdachten Redaktionsplanung

Kaum ein Tool ist für das Content Management von Unternehmen so wichtig wie ein Redaktionskalender bzw. eine Redaktionsplanung. Wenn Sie Ihre Unternehmenskommunikation strukturiert angehen, bietet das diverse Vorteile:

• Überblick und Transparenz: Alle Beteiligten wissen jederzeit, wann welcher Themenschwerpunkt dran ist und über welche Kanäle kommuniziert wird. Zudem können Sie schnell feststellen, wo es möglicherweise noch Optimierungsbedarf gibt.
• Gesteigerte Produktivität: Gerade kleinere Teams profitieren davon, klare Ziele und Vorgaben zu haben, was die Produktivität erhöht.
• Regelmäßigkeit: Mit einem Redaktionsplan stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren Inhalten kontinuierlich wertvollen Content für Ihre Zielgruppe liefern.
• Zeitersparnis: Mit einem guten Plan ist weniger Abstimmungsarbeit nötig, da alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen und vorausschauend arbeiten können. Das sorgt ganz nebenbei auch für weniger Stress.

Nicht zuletzt kann eine gute Redaktionsplanung auch dafür sorgen, dass Sie spontan auf aktuelle Ereignisse reagieren können Der Plan gibt Ihnen einen Rahmen, innerhalb dessen aber noch ausreichend Freiraum bleibt. So können Sie rasch erkennen, wo noch Ressourcen vorhanden sind.

Welche Inhalte gehören in einen Redaktionsplan?

Sie haben viele Möglichkeiten, um Ihrer Zielgruppe interessante Inhalte zu präsentieren. Sie können beispielsweise Success Story veröffentlichen, auch in Form von Interviews mit zufriedenen Kunden. Auch Branchentrends oder aktuelle Marktentwicklungen können ein guter Aufhänger sein, ebenso wie Studien und Statistiken. Eigene Leitfäden, Whitepaper, Checklisten etc. sind meist beliebt, wenn sie Ihrer Zielgruppe echten Mehrwert bieten, weil sie etwa Informationen bieten, die sonst nur schwer zu finden sind.

Sie können auch über Ihre Aktivitäten im sozialen Bereich informieren oder zeigen, wie ernst Sie das Thema Nachhaltigkeit nehmen. Auch im Hinblick auf Employer Branding sind Storys aus dem Unternehmensalltag oder Interviews mit Beschäftigten ein wichtiges Content Element.

10 Tipps für die Erstellung eines professionellen Redaktionsplans

Damit Ihre Redaktionsplanung ihren Zweck erfüllt, gilt es einiges zu beachten. In den folgenden Abschnitten finden Sie 10 wertvolle Impulse für Ihren Redaktionskalender.

1.     Formulieren Sie ein Leitbild und legen Sie Ihre Ziele fest

Für eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie und damit auch für Ihren Redaktionsplan ist es unerlässlich, dass Sie die Unternehmensziele und die Unternehmensvision kennen, damit Sie alle Veröffentlichungen daran ausrichten können. Ein Unternehmensleitbild gibt Ihnen einen Rahmen vor und bietet zugleich eine Orientierung, sodass Sie immer wieder überprüfen können, ob Ihr Content den Unternehmenszielen dient.

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2.     Definieren Sie Ihre Zielgruppe(n)

Eine Zielgruppe für Ihren Content festzulegen, ist eine der wichtigsten Herausforderungen für Ihre Redaktionsplanung. Wenn Ihr Unternehmen ein diversifiziertes Angebot aufweist, ist es umso wichtiger, dass Sie genau definieren, für wen welches Angebot gedacht ist und was genau die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe ausmacht. Denken Sie dabei auch an andere Stakeholder wie die Medien oder Investor*innen. Auch Talente bzw. Bewerber*innen können eine wichtige Zielgruppe sein.

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, verschiedene Zielgruppen auch über unterschiedliche Kanäle anzusprechen. Finden Sie heraus, wo sich die jeweilige Personengruppe am ehesten aufhält und informiert, und stimmen Sie Ihre Inhalte sowie die Aufbereitung entsprechend darauf ab.

3.     Legen Sie die Kernthemen fest

Kennen Sie Ihre Zielgruppe, wissen Sie in der Regel auch, welche Themen für diese relevant sind. Nun geht es im nächsten Schritt darum, eine Deckung zwischen Ihren Angeboten und den Bedürfnissen Ihrer (potenziellen) Kunden zu erreichen. Wie können Sie also eine logische Verbindung schaffen zwischen den Interessen und Problemen, die Ihre Zielgruppe bewegen und Ihren Produkten?

Finden Sie heraus, welche Fragen immer wieder gestellt werden, beobachten Sie, welche bisherigen Beiträge besonders häufig geklickt werden und nutzen Sie auch Tools, die Trendmonitoring betreiben. Damit können Sie bereits eine recht große Bandbreite möglicher Themen identifizieren.

4.     Nutzen Sie äußere Anlässe

Um zu zeigen, dass Sie auch auf aktuelle Gegebenheiten reagieren, bieten sich verschiedene äußere Anlässe an, wie beispielsweise Feiertage oder andere Aktions- oder Thementage, wie zum Beispiel der Equal-Pay-Day, der Internationale Frauentag, Black Friday, der Weltmusiktag oder der Internationale Katzentag. Einen Überblick finden Sie in verschiedenen Social-Media-Kalendern, für das Jahr 2024 zum Beispiel von t3n oder manchen Content-Management-Agenturen.

Bitte beachten Sie, dass die in diesem Artikel erwähnten Unternehmen, Institutionen und Organisationen nicht mit Indeed verbunden sind. 

Auch große Sport- oder Kulturereignisse können ein guter Aufhänger sein, um einen aktuellen Bezug herzustellen.

5.     Definieren Sie die passenden Instrumente und Kanäle

Wenn Sie die Kernthemen identifiziert haben, können Sie im nächsten Schritt überlegen, welche Instrumente und Kanäle Sie überhaupt bespielen wollen. Insbesondere kleinere Unternehmen versuchen da manchmal, zu viele Kanäle zu bedienen. Doch meist gilt hier die Regel „Weniger ist mehr“. Zeigen Sie lieber in ausgewählten Kanälen regelmäßig Präsenz statt sich auf allen Social-Media-Kanälen zu verzetteln. Wichtig ist, dass Sie wissen, wo Ihre Zielgruppe sich vorwiegend tummelt, denn dann können Sie dort ganz gezielt Ihren Content platzieren.

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6.     Erstellen Sie eine Themenarchitektur für die verschiedenen Kanäle

Um Ihre Redaktionsplanung weiter zu strukturieren, kann eine Themenarchitektur hilfreich sein. Das heißt, dass Sie von den groben Dachthemen immer weiter herunterbrechen, zunächst auf Subthemen und von dort aus dann auf konkrete Beiträge. Das können Sie für jeden Kanal machen, den Sie bespielen wollen und so die verschiedenen Kanäle auch aufeinander abstimmen. Dieses Vorgehen kann Ihnen helfen, die Übersicht zu behalten.

7.     Bestimmen Sie Verantwortlichkeiten

Arbeiten Sie in einem Kommunikationsteam, hat es sich bewährt, in der Redaktionsplan auch klare Verantwortlichkeiten zu definieren. Legen Sie also in der Planung immer auch fest, wer welchen Content erstellt und wie die Freigabe geregelt ist. Das entlastet alle Beteiligten, weil so viel Zeit und Energie für die Abstimmung gespart wird.

8.     Hinterlegen Sie Routinen

Damit die Contenterstellung in gewisser Weise automatisiert werden kann, legen Sie am besten auch Routinen fest:

• Bis wann muss das Briefing stehen? Wer kümmert sich darum?
• Welche Inhalte muss das Briefing enthalten? (Umfang, Keywords, Medium, Deadline …)
• Wer übernimmt die Kommunikation mit externen Dienstleistern, zum Beispiel Agenturen oder Freelancer*innen?

Alle Abläufe, die bei der Contenterstellung regelmäßig anfallen, können Sie entscheidend verkürzen, indem Sie dazu Vorgaben machen. Solche Routinen erleichtern allen die Arbeiten, weil nicht jedes Mal alles von vorn besprochen werden muss.

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9.     Formulieren Sie einen Style Guide

Sowohl für Ihr internes Kommunikationsteam als auch für externe Zulieferer ist es wichtig zu wissen, worauf bei der Contenterstellung in Ihrem Unternehmen geachtet werden sollte. Investieren Sie einmal darin, einen umfassenden Style Guide zu entwickeln, und Sie profitieren langfristig davon, weil immer darauf verwiesen werden kann. Im Style Guide werden beispielsweise folgende Punkte geklärt:

• Struktur von Artikeln und Beiträgen (Formatierungen, Videoformate, etc.)
• Zielgruppe, Tone-of-Voice
• Regeln zum Gendern
• rechtliche Gegebenheiten, die berücksichtigt werden müssen
• Verwendung von Keywords
• Umgang mit internen und externen Links
• …

Seien Sie so spezifisch wie nötig, um Ihrem Team die Arbeit zu erleichtern und aufkommende Fragen zu beantworten. Ihren Style Guide sollten Sie in regelmäßigen Abständen aktualisieren und anpassen.

10.  Nutzen Sie ein Tool für die konkrete Planung

Selbst in einem kleinen Unternehmen kann die Redaktionsplanung ein recht aufwändiger Prozess sein, denn Sie müssen unter anderem mindestens die folgenden Punkte festhalten:

• das konkrete Thema (Titel, kurze Beschreibung)
• Keywords
• Datum
• Zielgruppe
• wer zuständig ist für die Erstellung
• Format (Blogartikel, Interview, Grafik, Video bzw. Reel, E-Book, Checkliste, etc.)
• Kanal bzw. Kanäle
• Call to Action
• die Deadline
• Bearbeitungsstatus des jeweiligen Projekts

Daher kann es sinnvoll sein, mit Tools zu arbeiten, die Ihnen die Verwaltung erleichtern. Mögliche Kollaborationstools sind in der simpelsten Version etwa Excel bzw. die Google Tabellenfunktion, die Ihnen die Zusammenarbeit über verschiedene Medien erlaubt. Auch ein spezialisiertes Projektmanagementtool wie Trello, das intuitiv zu bedienen ist, kann sich lohnen, auch wenn Sie dafür einen überschaubaren Betrag investieren müssen.

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